Abbiamo visto chi può avanzare un’istanza di accesso civico generalizzato e come. Proseguiamo nell’esame di questo istituto:
I dati richiesti
Diversamente dalle altre forme di accesso, nell’accesso generalizzato non è necessario che sia chiesto un “documento amministrativo” ma può avere ad oggetto ad es. fotografie, mappe ecc. L’istanza può riguardare anche semplici “dati” o “informazioni”, o documenti individuati per relationem, ma in modo sufficientemente chiaro da permettere di capire cosa venga chiesto. Tendenzialmente quindi il cittadino è legittimato a chiedere qualunque cosa, salvo i limiti che vedremo.
Il legislatore infatti non ha voluto gravare il cittadino con la necessità di individuare esattamente l’atto da chiedere (perchè difficilmente ne conosce ad es.il protocollo) per evitare rigetti dell’istanza pretestuosi. E’ sufficiente quindi indicare i dati voluti, e non gli atti che li contengano.
D’altra parte però questi dati minimi devono essere indicati. Affermano infatti le linee guida ANAC sull’accesso civico: “non è ammissibile una richiesta meramente esplorativa, volta semplicemente a “scoprire” di quali informazioni l’amministrazione dispone. Le richieste, inoltre, non devono essere generiche, ma consentire l’individuazione del dato, del documento o dell’informazione, con riferimento, almeno, alla loro natura e al loro oggetto“.
Ciò che viene chiesto deve essere già in possesso dell’amministrazione, non deve essere raccolto o creato sul momento. Sempre le linee guida sottolineano che “resta escluso che – per rispondere a tale richiesta – l’amministrazione sia tenuta a formare o raccogliere o altrimenti procurarsi informazioni che non siano già in suo possesso. Pertanto, l’amministrazione non ha l’obbligo di rielaborare i dati ai fini dell’accesso generalizzato, ma solo a consentire l’accesso ai documenti nei quali siano contenute le informazioni già detenute e gestite dall’amministrazione stessa”.
Riguardo ai dati statistici, si possono chiedere le statistiche ma non i dati elementari di queste (riservati ai soli ricercatori).
I costi
Generalmente il cittadino non dovrebbe sostenere costi per ottenere quanto desidera. La richiesta non deve essere in bollo. L’art. 5 co.4 del D.Lgs. 33 infatti prevede il solo rimborso dei costi effettivamente sostenuti dall’amministrazione per la riproduzione su supporti materiali. Pertanto, se il richiedente domanda esclusivamente documenti digitali, non potrà essergli richiesto alcunchè. Se richiede copie cartacee, dvd o altri supporti materiali potrà essergli chiesto esclusivamente il rimborso dei costi di riproduzione su questi supporti e l’importo della spedizione.
E’ bene evidenziare che la scelta del supporto è rimessa al richiedente, e che l’importo chiesto dalla PA deve essere da questa “documentato”, al fine di evitare richieste pretestuosamente alte.
Chiaramente, se vengono chieste copie “conformi all’originale”, l’imposta di bollo è dovuta.
I limiti all’accesso civico generalizzato
Non tutte le richieste di accesso generalizzato devono essere accolte. Il legislatore infatti prevede delle eccezioni:
Limiti assoluti (tassativi): quando ricorrono, la PA deve respingere l’istanza
Limiti relativi: quando ricorrono, la PA può respingere l’istanza dopo aver esaminato le circostanze concrete.
I limiti assoluti sono il segreto di Stato e gli altri casi di divieto di accesso o divulgazione previsti dalla legge, inclusi quelli in cui l’accesso è subordinato dalla disciplina vigente al rispetto di specifiche modalità o limiti. Tra questi vi sono le norme per l’accesso agli Archivi di Stato, sull’accesso agli atti di gara ecc.
Le eccezioni relative sono previste all’art. 5-bis del D.Lgs. 33-2013 e sono legate alla necessità di evitare un pregiudizio concreto a sicurezza pubblica e ordine pubblico; sicurezza nazionale; difesa e questioni militari; relazioni internazionali; politica e stabilità finanziaria ed economica dello Stato; conduzione di indagini sui reati e il loro perseguimento; regolare svolgimento di attività ispettive.
Chiaramente, i limiti relativi sono quelli che pongono i maggiori problemi, e ogni istanza fa storia a sè perchè va esaminata in concreto. Vi rimando alle linee guida ANAC (soprattutto), ai pareri del Garante privacy, alle circolari del Dipartimento della Funzione Pubblica (in particolare la n. 2-2017) oltre che alla giurisprudenza che si sta formando pian piano sul tema, per ogni approfondimento su questi argomenti.
Quello che mi preme analizzare, piuttosto, è l’iter da seguire nella trattazione di una istanza di accesso civico generalizzato perchè è molto dettagliato e complesso.
Segue: 3 – Accesso civico generalizzato: la procedura da seguire
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