Il rinnovo inventariale con GECO – parte II

Il rinnovo inventariale con GECO – parte II

Il rinnovo inventariale con GECO parte II

Abbiamo visto in un altro articolo i primi passaggi del rinnovo inventariale con GECO. Ora vediamo gli ultimi, in particolare come avviene la creazione del nuovo inventario e la validazione dell’anno.

ATTENZIONE: suggerisco di leggere tutto l’articolo prima di cominciare le operazioni descritte, perchè qua e là ce ne sono alcune che potrebbero bloccare quelle indicate in seguito (nel caso che vi serva farle).

e) passaggio a beni durevoli

Dopo aver effettuato l’ammortamento, dovremo procedere al passaggio nel registro dei beni durevoli dei beni passati a valore zero l’anno precedente. Questa operazione viene compiuta ogni anno e non ci sono differenze per il rinnovo.

Quindi, da Gestione buoni, scegliete Passaggio a Beni durevoli

quindi assicuratevi che ci sia la spunta in “Passa a beni durevoli” e cliccate “Prenota buoni”

e come sempre GECO creerà un mod. 130 di scarico dall’inventario e un corrispondente buono di carico nel registro dei beni durevoli, visibili dal giorno successivo.

f) stampe dei modelli abituali

Un’altra operazione che è necessario compiere e che non presenta differenze rispetto agli anni senza il rinnovo inventariale è la stampa ufficiale dei buoni Mod.130 PGS emessi durante l’anno.

Quindi, andate in Prospetti di stampa-Mod 130 e create le stampe ufficiali come avete sempre fatto.

Analogamente, stampate i mod. 96 e 98 come ogni anno, perchè vi serviranno nella compilazione degli allegati del nuovo inventario.

g) creazione del nuovo inventario mod. 94

A questo punto, siete pronti per la creazione del nuovo inventario “Mod. 94 C.G.”.

Andate in Dati Generali- Dati Gestione- Consegnatario

e nella schermata che si presenta, cliccate il pulsante “Crea Nuovo Inventario”

creazione del nuovo inventario mod. 94

infine confermate il popup

Se è andato tutto bene, uscirà un popup per informarci in tal senso. Altrimenti GECO ci comunicherà che ci sono stati problemi.

La stampa del nuovo inventario è effettuabile con la funzione Prospetti di Stampa-Modelli di Rendiconto – Beni Mobili – Modello 94

La maschera di stampa chiede di indicare almeno anno e categoria, così facendo usciranno tutte le classifiche assieme, ma volendo si può anche fare classifica per classifica.

h) compilazione dei verbali

la parte più complessa di tutto il rinnovo inventariale è forse la compilazione degli allegati al verbale delle operazioni, operazione che ricordo deve essere ripetuta per ciascuna categoria. C’è qualcuno che si limita a salvare i pdf dei modd. 94-96 di GECO e scrivere sui modelli “come da allegati”, ma non tutte le Ragionerie lo accettano (anzi).

Se vogliono i file compilati integralmente, per prima cosa vi servono i modelli editabili. La circolare sul rinnovo inventariale 2021 fornisce solo modelli in pdf. Per trovare quelli in word ed excel bisogna andare a cercarli nella circolare che ordinava il rinnovo inventariale del 2015, qui. Ovviamente, bisognerà avere l’attenzione di correggere tutte le date, ma per il resto sono praticamente identici. Senon riuscite a scaricarli posso mandarveli io.

Una volta ottenuti i file, GECO vi darà una grossa mano a trovare il contenuto da copiarvi. Vediamoli uno per uno:

h1) PV-a

Questo file contiene l’elenco dei beni esistenti alla data del 31.12.2021 rinvenuti in sede di ricognizione. Per la compilazione di questo modello, andate in Gestione Beni-Beni mobili, scegliete la prima categoria ed effettuate la ricerca dei soli “Beni in carico”

Come sempre comparirà un elenco di beni. In basso, c’è un link, “Excel per Rinnovo Inventariale”

Cliccandolo, GECO vi farà scaricare un file xls, “rinnovoinventario.xls” formato da un foglio di lavoro principale (Dotazione attuale) pieno di dati e tanti altri fogli  corrispondenti ai diversi allegati al verbale da compilare, disgraziatamente però sono fogli in bianco.

Per compilare il mod. PV-a si devono utilizzare i dati presenti nel foglio di lavoro “Dotazione attuale”, copincollando le colonne che interessano (cod. SEC, descrizione, valori…)

h2) PV-B

Il mod. PV-b contiene l’elenco dei beni non rinvenuti o mancanti. Idealmente dovrebbe essere vuoto, perchè ogni bene dovrebbe essere stato rinvenuto…

H3) PVC

Il modello PV-c riguarda l’elenco dei beni ritenuti non più utilizzabili o da porre fuori uso per cause tecniche. Anche qui se durante l’anno avete lavorato bene non dovreste avere nulla da indicare, perchè i beni fuori uso sono stati scaricati.

Se però ne avete, potete ricavarli dall’elenco dei beni prenotati per il fuori uso estraibile dal dettaglio delle prenotazioni che risultano ancora nello stato ‘APERTA’ perché non ancora completato il procedimento di dismissione.

Se vi servono, il mio suggerimento è di stamparle prima di creare il nuovo inventario, perchè la creazione dell’inventario inibisce molte cose tra cui credo anche questa.

H4) PVD

Il modello PV/d contiene l’elenco dei beni transitati nel “Registro dei beni durevoli di valore non superiore ad euro cinquecento, IVA compresa”. Per compilarlo potete fare così:

Cercate nel buono di carico con causale “Passaggio da Inventario” il primo e l’ultimo numero di bene durevole attribuito dal sistema. Ricercate questo intervallo di numeri in “Gestione beni durevoli” estraendo poi in formato excel l’elenco ottenuto.

In questo file risultano sia  il nuovo numero di Bene Durevole che il vecchio numero d’inventario (nella colonna “caratteristica aggiuntiva”), che gli altri dati da inserire nel modello. Dovrete solo fare copia-incolla.

H5) PV riepilogativo

Questo modello è quello da cui si vede se avete lavorato bene. Partendo infatti dal mod. 96 (vi avevo detto che sarebbe tornato utile) bisogna estrapolare la dotazione iniziale, le variazioni intervenute in aumento e in diminuzione in valore e quantità (indicando i relativi buoni) e riportarle nel file.

Se non vi dimenticate nulla, i valori riepilogativi del file coincideranno con quelli che nel mod. 96 indicano valori e quantità di fine anno. Se avete lavorato bene, poi, coincideranno anche con il valore finale del mod. PVa.

Se il valore non quadra con il mod. PVa c’è un problema da qualche parte.

h6) PV base

Per ultimo ho tenuto il verbale vero e proprio, quello di cui gli altri modelli sono allegati, perchè è oggettivamente banale e perchè si compila con i dati estrapolati dagli allegati stessi. Se avete compilato il resto, questo vi porterà via un attimo.

i) chiusura dell’esercizio del facile consumo

L’operazione che resta da fare prima di chiudere tutto è la chiusura dell’esercizio dei beni di facile consumo. Questa operazione si può compiere anche prima della creazione del nuovo inventario, l’importante è che avvenga prima della validazione dell’anno.

Per compierla, bisogna accedere a GECO con l’utenza del consegnatario (no viceconsegnatario) nella sezione dedicata al facile consumo e come ogni anno andare in Gestione /esercizio bfc

Cliccate ricerca,  selezionate l’anno 2021 e cliccate sul tasto chiudi quindi confermate.

l) validazione dell’anno

Siete ormai alla fine delle vostre fatiche: come ogni anno dovete validare l’anno. Quindi entrate nell’esercizio

selezionate quello corrente, cliccate dettaglio, quindi modifica…

poi validate e salvate.

Vi faccio notare come dopo l’esercizio 2021 non c’è il 2022, ma il 2100 (esercizio in stato “sospeso”). Non è un errore, ma una deliberata scelta del MEF. Visto che parte INIT, il 2022 su GECO non esisterà proprio. Tutte le operazioni relative al 2022 dovranno e potranno avvenire esclusivamente su INIT.

m) invio alla Ragioneria

Una volta avvenuta la validazione dell’anno, resta solo da effettuare la spedizione alla Ragioneria riscontrante della documentazione che attesta le operazioni eseguite.

Io suggerisco di trasmettere il tutto via PEC, senza mandare le cose che la Ragioneria può già trovare in autonomia (tipo i mod. 98, che ormai dovrebbero aver capito tutti che si estraggono da GECO). Se però dall’altra parte preferiscono ricevere via pec proprio tutti gli allegati, accontentateli.

E’ importantissimo il rispetto della scadenza. Anche se in Italia non esistono scadenze senza proroga dell’ultim’ora, visto che l’avvio di INIT è legato a questo termine, credo che il 15 febbraio sarà preso molto sul serio e non sarà prorogato.

Cosa succede dopo?

Una volta avvenuto l’invio, non resta che attendere come ogni anno i rilievi o l’approvazione della Ragioneria. Una volta ricevuta l’approvazione bisognerà effettuare la ‘migrazione’ dei beni da GECO a INIT, verosimilmente in aprile. A grandi linee si è capito come avverrà, ma in concreto la funzione ancora non c’è (ovviamente appena comparirà ve ne parlerò).

Nel frattempo tutte le operazioni del 2022 sia per i beni mobili-durevoli che per il facile consumo devono già avvenire su INIT. Per evitare problemi di numerazione, tutti i nuovi beni presi in carico riceveranno una numerazione che inizierà dal numero convenzionale di “300000”.

I beni “durevoli”invece saranno identificati in automatico in InIt tramite un “attributo specifico” che sarà introdotto a partire da aprile 2022 con effetto retroattivo sui beni registrati in InIt dall’avvio dell’esercizio contabile 2022.

Consiglio di cominciare a familiarizzare con il nuovo sistema, perchè ci sono ‘limiti’ temporali alla presa in carico dei beni (un mese) e non è chiaro cosa succede se non vengono rispettati.

 

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2 Comments

    1. Non mi è capitato ma immagino che si proceda come un normale carico di BD solo che invece di inserire i dati di una fattura si scelga la diversa e relativa causale. Il valore direi che si stima (forse la circolare dice qualcosa in proposito, non ho ricontrollato), fate due righe di verbale per dare atto.

      FunzionarioAmministrativo

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