Dal 2016 il rendiconto di contabilità ordinaria è stato interamente dematerializzato, a differenza di quello di contabilità speciale che è –per ora- ancora in parte cartaceo.
Ciò significa che il prospetto del rendiconto è esclusivamente digitale in entrambe le contabilità; per la contabilità ordinaria però c’è un passo ulteriore, sono dematerializzati anche i documenti che giustificano le spese fatte nell’anno: le Ragionerie con il loro software (che prende i dati da Sicoge) vedranno i mandati e i relativi documenti, a patto che li abbiamo caricati nel sistema. Non è più necessario inviare il cartaceo.
A fine 2016 alcune Ragionerie hanno voluto ancora i giustificativi cartacei, ma ritengo che dal 2017 tutte si rassegneranno alla nuova modalità. Oggi vedremo quindi quali sono i passaggi da compiere per caricare i file su Sicoge.

Cosa caricare nel sistema

Il rendiconto presuppone che siano ‘caricati’ in digitale tutti i documenti legati ai pagamenti effettuati: quindi contratti, contabilità, decreti, prospetti… qualsiasi cosa. La tipologia di documenti non è cambiata rispetto a ciò che si faceva prima della dematerializzazione, è cambiata solo la modalità: dovrete trasmettere alla Ragioneria le stesse cose che le avete sempre trasmesso, solo che stavolta invece di spedire della carta caricherete a sistema dei file.

I documenti originali informatici

Ricordate che nei rendiconti cartacei si trasmettevano i documenti esclusivamente in originale? Anche adesso si devono caricare originali, ma originali informatici (per approfondire l’argomento ‘documento informatico’ vi rimando al Codice dell’Amministrazione Digitale e ai mille commenti che si trovano liberamente su internet).

La circ. 18 del 2016 della Ragioneria Generale dello Stato chiarisce che si possono caricare esclusivamente file di tipo pdf, zip o p7m. Il file .p7m è firmato digitalmente, e va bene com’è. Lo stesso vale per quei file pdf che contengono all’interno una firma.

Per gli altri documenti si deve attestare che sono conformi agli originali informatici. Questo può avvenire o firmando digitalmente ogni file, o predisponendo una dichiarazione di conformità all’originale e allegandola al rendiconto firmata digitalmente. Non tutte le Ragionerie però accettano questa modalità.

I file devono essere caricati nei “fascicoli elettronici”, che sono oggetto di questo post.

 

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