Abbiamo visto in un altro post cos’è il rendiconto di contabilità ordinaria e quali documenti debbano essere trasmessi. In questo post parleremo dei fascicoli elettronici, ossia il ‘luogo’ in cui vengono trasmessi a SICOGE i file per il rendiconto.

I fascicoli elettronici

Una volta preparati i file per il rendiconto, il posto su cui caricarli sono i c.d. “fascicoli elettronici”, che non sono altro che la trasposizione in digitale dei fascicoli cartacei.

Su SICOGE ci sono due tipi di fascicoli, il “fascicolo OS”, e il “fascicolo del rendiconto”. Il caricamento dei documenti può avvenire indifferentemente nell’uno o nell’altro, a nostra scelta.

Il primo fascicolo è quello del singolo ordinativo, quindi i file inseriti lì saranno legati solo a quel pagamento. Il fascicolo del rendiconto raccoglie virtualmente più pagamenti (come una delle vecchie cartellina di cartone) quindi inserire lì un file è utile quando si vuol caricare una sola volta un documento (o più) riferito a più ordinativi di quel rendiconto.

Ad es. se abbiamo pagato sei fatture alla stessa ditta con sei ordinativi sullo stesso capitolo per un unico contratto (ad es. un contratto per utenze) potremo caricare sei volte il contratto, nei singoli fascicoli OS, oppure potremo caricarlo una volta sola nel fascicolo del rendiconto. Su questo conviene confrontarsi con la Ragioneria, ma io consiglio ove possibile di usare il fascicolo rendiconto per snellire il lavoro.

Il fascicolo del rendiconto viene creato solo dopo la convalida e la convalida non può avvenire se mancano più di 7 giorni dal periodo da rendicontare. Il fascicolo OS invece viene creato una volta che l’ordinativo è stato inviato in Banca d’Italia. Di conseguenza, è possibile caricare file nei fascicoli OS in ogni momento dell’anno (non ci sono limitazioni temporali). Il caricamento nel fascicolo rendiconto invece è possibile solo a fine anno o a inizio anno nuovo.

Un suggerimento

Compatibilmente con i carichi di lavoro, quindi, è opportuno alimentare i fascicoli degli OS via via che si effettuano i pagamenti. In questo modo si evita di concentrare tutto il lavoro a fine/inizio anno. Se si riesce a caricare a sistema i documenti in parallelo con l’emissione degli ordinativi, a gennaio il rendiconto è praticamente già fatto. Inoltre il lavoro verrà meglio, perchè avendo appena visto le carte non rischiate di dimenticarvi qualche documento (cosa probabile a mesi di distanza). Un altro vantaggio del caricamento progressivo è evitare i possibili rallentamenti che Sicoge potrebbe avere nei giorni in cui tutti sono connessi.

Se non riuscite a caricare i file a sistema via via, almeno archiviate i file in una cartella sul server/PC. Fatevi dare dai colleghi (o copiateli voi stessi, se li avete) le scansioni o gli originali informatici di contratti, contabilità ecc., create una cartella per ogni capitolo di spesa e copiate lì i file, con un nome che vi aiuti a riconoscere cosa sono. Al momento del rendiconto sarà un attimo caricarli nei fascicoli.

In un altro post vedremo come concretamente si effettua il caricamento dei file.

 

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