L’’art. 33 del D. Lgs. 33/2013 (modificato dall’art. 29 del D. Lgs 97/2016) prevede che le pubbliche amministrazioni provvedano a pubblicare, con cadenza trimestrale, l’ammontare complessivo dei debiti e il numero delle imprese creditrici relativamente agli acquisti di beni, servizi, prestazioni professionali e forniture. Chi usa Sicoge sa quanto sia difficile avere un quadro complessivo delle fatture non pagate e per questo conosco molti funzionari che per tenere sotto controllo i loro impegni, pagamenti e debiti usano fogli di calcolo al di fuori di Sicoge, impiegando molto del loro tempo per tenerli costantemente aggiornati.

Anche se non può sostituire completamente questi fogli di lavoro, Sicoge presenta una funzione nascosta che permette di estrapolare quantomeno il dato dei debiti commerciali con relativa facilità: si tratta del “Report del debito”.

Questa funzione è poco nota rispetto alla sua utilità, quindi merita un approfondimento.

Estrazione del report

“Contabilità Economico-patrimoniale” quindi in “Operazioni di gestione” infine in “Report del debito”. Il menu presenta solo due voci, dovremo scegliere “Richiesta estrazione”

Report del debito

Nella maschera che comparirà bisogna scegliere ciò che interessa. Ovviamente le date devono riferirsi al periodo del monitoraggio.

Maschera di interrogazione

Se si vuole adempiere al monitoraggio trimestrale dei debiti è bene mettere come modalità di acquisizione ‘tutti’, così verranno estrapolati anche i documenti di costo cartacei. Io suggerisco di spuntare anche “includi altri doc di costo”, ma solo agli uffici che non hanno troppe spese di personale (es. missioni) in sospeso. E’ comunque possibile eliminarle anche in un momento successivo.

Fatto questo cliccate Esegui. La richiesta viene inviata al server di Sicoge e sarà elaborata durante la notte.

Visualizzazione del risultato

Per vedere l’esito, come prima: “Contabilità Economico-patrimoniale” quindi “Operazioni di gestione” poi “Report del debito”. Stavolta dovremo scegliere “Interrogazione richieste”

Cercate la richiesta per data o numero (se lo conoscete, Sicoge lo mostra la prima volta che cerchiamo una richiesta). Se ne avete poche potete anche cercare senza inserire alcun parametro.

Sotto comparirà la lista delle richieste, se c’è scritto “da elaborare” significa che non è pronta. Con la lente d’ingrandimento possiamo vedere i parametri che abbiamo inserito, con la X possiamo eliminarla se abbiamo sbagliato qualcosa.

Il giorno dopo risulterà ‘elaborata’ e comparirà un’icona excel cliccando la quale si può aprire o scaricare un file xls.

Il file xls

Questo file contiene vari fogli di lavoro:

  • uno di copertina
  • uno con i documenti cartacei registrati e non pagati
  • uno con i documenti elettronici registrati e non pagati
  • uno coi documenti da registrare accettati per decorrenza termini
  • uno coi documenti da registrare accettati espressamente
  • uno coi documenti da registrare ricevuti da altri uffici
  • uno con i documenti cartacei in lavorazione
  • uno con i documenti elettronici in lavorazione
  • uno coi documenti bloccati
  • uno coi documenti per cui è stata fatta la chiusura definitiva
  • uno per le note di credito cartacee non pagate
  • uno per le note di credito elettroniche non pagate
  • uno per le note di credito lavorabili per decorrenza termini
  • uno per le note di credito lavorabili riconosciute espressamente
  • uno per le note di credito lavorabili ricevute da altri uffici
  • uno per le note di credito cartacee in lavorazione
  • uno per le note di credito elettroniche in lavorazione
  • uno per le note di credito bloccate
  • uno per le note di credito per cui è stata fatta la chiusura definitiva

A seconda di come è stata fatta la richiesta e dei documenti disponibili saranno vuoti o con i dati dentro (importi, nome dei creditori, date ecc.).

Purtroppo non esiste un foglio di riepilogo generale che sommi già tutto, ma con un po’ di banale taglia-copia-incolla è veramente un attimo ottenere i totali necessari per il monitoraggio dei debiti commerciali o per gli altri monitoraggi che arrivano quotidianamente. L’unico difetto di questa funzione di Sicoge è che per scaricare il file bisogna aspettare il giorno dopo la richiesta.

 

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