Abbiamo visto in quali casi dobbiamo rilevare un costo come “cespite” invece che come “beni e servizi” su Sicoge e a grandi linee in cosa le procedure relative ai cespiti si discostino da quelle ordinarie. Vediamo ora come operare per gestire l’acquisto di un cespite su Sicoge.

Consideriamo il caso più semplice, una fattura per l’acquisto di un cespite-bene mobile qualsiasi di valore superiore a 500 euro e null’altro (es. un server senza servizi di installazione).

1) la registrazione

Come anticipato in un altro articolo, quando si acquista un cespite la registrazione del costo è separata dalla contabilizzazione. Vediamo quindi il primo passaggio, la registrazione della fattura.

Iniziamo come al solito la procedura, in “testata” è diversa la competenza economica: dobbiamo indicare come “data competenza da” la data della fattura. Per “data competenza a” possiamo inserire o (idealmente) la data di collaudo, o la data di presa in carico nell’inventario, o (in alternativa) il 31-12 dell’anno in corso, o di nuovo la data della fattura se proprio non sappiamo cosa mettere.

In “Dati contabili” bisogna spuntare -ovviamente- “cespiti”

quindi cliccare “cerca evento contabile da lista”. Nella lista che segue la voce giusta per il nostro caso è 210

Non usate le altre voci, in particolare non usate la 211!! Scegliamo quindi (visto che parliamo di un server) “immobilizzazioni materiali”

Dopo cerca conto inseriamo quindi il terzo livello del piano dei conti come al solito…

Nella schermata seguente disinteressiamoci del centro di costo (noterete che la casellina che si spunta di solito è grigia e non selezionabile) e limitiamoci a mettere la cifra in “importo in dare”

I passaggi seguenti sono gli stessi che si compiono di solito. Arrivati alla fine, come vi dicevo, non potremo cliccare “registra e contabilizza”, se lo faremo Sicoge restituirà questo errore:

Potremo solo cliccare “registra”, facciamolo e annotiamo l’operazione di sistema.

Attenzione! La fattura così registrata risulta “in lavorazione” quindi è inutile cercare di pagarla, perchè Sicoge non la troverà tra le contabilizzate.

2) l’associazione a cespite

Prima di poter contabilizzare (e quindi pagare) la fattura dovremo fare l’operazione di “associazione al cespite”. Tale operazione consiste nell'”inserire” il valore del cespite in una “categoria” (=un altro cespite) già esistente o creato sul momento.

2a) la verifica dell’esistenza del cespite in cui associare

Prima di tutto verifichiamo se il cespite desiderato esiste: in contabilità economico-patrimoniale-cespiti-anagrafica, scegliamo “Interrogazione” e troveremo questa maschera.

Importante scegliere un ‘esercizio cespite da’ molto vecchio, perchè altrimenti se il cespipte che cerchiamo è stato creato tempo fa Sicoge non ce lo farà vedere!

Cliccando “cerca cespite” vedremo le schede cespiti che sono in stato “contabilizzato”; nella tabella risultante facciamo attenzione a quali cespiti sono “bene composito-universalità” e quali conti del piano dei conti corrispondono a ciascun cespite. Questo perchè è possibile fare l’associazione SOLO tra cespiti aventi lo stesso conto che abbiamo usato per la fattura! Se il bene che ci interessa esiste, bene. Altrimenti dovremo crearlo durante l’associazione.

2b) l’associazione se il cespite esiste già

Se il cespite esiste (es. “hardware” o “beni mobili categoria 1” ecc.) basta andare in “Contabilità economico patrimoniale-Operazioni di gestione-Documento contabile-associazione cespiti”.

Richiamiamo l’operazione di sistema o cerchiamo diversamente. Mettiamo quindi il pallino accanto alla fattura che uscirà, e clicchiamo “continua”

Nella schermata successiva, potremo solo cliccare “associa”. Si aprirà questa videata, in cui NON dovremo assolutamente spuntare nuovo cespite ma solo cliccare “cerca cespite”:

Nella schermata di ricerca, procediamo a cercare il cespite come abbiamo fatto nella ricerca anagrafica. Se ci sono troppi cespiti possiamo ridurre il periodo di decorrenza o inserire il centro di costo per limitare la ricerca. Una volta trovato il cespite che vogliamo, selezioniamolo con il pallino.

A questo punto torneremo nella maschera di prima, del tutto uguale salvo per il “numero cespite” che è comparso. Inseriamo quindi la “Data decorrenza economica”, che DEVE essere compresa tra quelle indicate in fase di registrazione della fattura, e clicchiamo “registra”. L’associazione è fatta.

2c) l’associazione con un cespite nuovo

Se abbiamo visto che il cespite che vorremmo non esiste, dobbiamo crearlo. Attenzione, non si dovrebbero creare i cespiti daccapo da un anno all’altro. Ugualmente non si dovrebbe creare un cespite nuovo per ogni acquisto, per non trovarsi con un numero di cespiti spropositato e per non disperdere eccessivamente i valori. Prima di creare nuovi cespiti (a inizio anno) se non troviamo il cespite voluto ma siamo ragionevolmente sicuri di averlo visto in passato, è bene confrontarsi con gli uffici centrali: magari sono loro che non lo hanno “trasferito” al nuovo anno!

Se proprio ci serve un cespite nuovo: andiamo in “Operazioni di gestione-Documento contabile-associazione cespiti”. Richiamiamo l’operazione di sistema o cerchiamo diversamente. Mettiamo quindi il pallino accanto alla fattura che uscirà, e clicchiamo “continua”

Nella schermata successiva, potremo solo cliccare “associa”. Si aprirà questa videata, in cui dovremo spuntare “nuovo cespite”:

Nella schermata successiva dovremo inserire i dati del cespite. La decorrenza è la data di presa in carico, DEVE essere compresa tra quelle indicate in fase di registrazione della fattura. L’importo è quello della fattura inclusa IVA, DEVE essere almeno 500 euro altrimenti dovremo spuntare “bene composito-universalità”

Fatto questo clicchiamo “registra”.

3) la contabilizzazione della fattura

Fatta l’associazione, è possibile contabilizzare la fattura. Andiamo in “Contabilità economico patrimoniale-Operazioni di gestione-Documento contabile-contabilizzazione”. Cerchiamo con il numero di operazione di sistema (o per fornitore, come vogliamo).

Sicoge ci mostrerà la fattura che ci interessa.

Non ci sono operazioni da fare, clicchiamo “contabilizza” e basta. La fattura passerà in stato contabilizzato e potremo finalmente pagarla.

Concludo con un’AVVERTENZA: se dovete gestire più fatture di acquisto cespiti, non potete registrarle tutte poi associarle tutte quindi associarle tutte infine pagarle tutte. Se infatti associate una fattura poi provate ad associarne un’altra allo stesso cespite, probabilmente non lo troverete! Fino a quando la prima fattura associata al cespite X non è stata contabilizzata, non potrete associargliene altre. Questo almeno avveniva fino allo scorso anno.

Lo schema della procedura descritta in questo articolo è disponibile alla pagina Schemi e modelli

 

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