L’allineamento dello stock del debito parte 2

Spiegato in questo articolo cos’è l’allineamento dello stock del debito, vediamo adesso cosa si deve fare per ottenerlo.

Cosa fare

Per allineare le scritture contabili alla PCC occorre procedere su due fronti:

  1. (solo per gli enti che non usano né Sicoge né SIDI e che gestiscono un numero considerevole di fatture) adeguare i sistemi informatici che gestiscono la contabilità, in modo che predispongano in modo corretto i file per le “comunicazioni massive” (v. oltre) da trasmettere alla PCC.

  2. (per tutti gli enti) Verificare i dati e allinearli eliminando le differenze tra PCC e il nostro sistema

Relativamente al punto 1), se si dispone di software di contabilità che predispongono i file si eviterà di inserire le informazioni manualmente (fattura per fattura) e di trovarsi anche negli anni a venire con arretrati o errori; basterà caricare i file che il vostro programma creerà (almeno una volta al mese) per rimanere in regola anche negli anni a venire. Ogni software ormai ha la sua procedura, l’assistenza della software house che lo ha fornito sarà indispensabile almeno per i primi tentativi. Contattateli e fatevi aiutare.

Una volta capita la procedura, il problema principale diventerà lavorare correttamente nei software le note di credito. Su questo argomento, dato che il tema “Note di credito e PCC” è stato sviscerato in modo impeccabile in questo webinar di IFEL, vi rimando direttamente all’ascolto e alle slide del webinar. Vi assicuro che ne vale la pena.

Verificare ed allineare i dati

Per allineare i dati, bisogna innanzitutto che l’ente controlli quali fatture andavano a comporre il suo stock di debito (in base alle proprie scritture contabili) al 31-12-2018, e che confronti il dato con le risultanze della PCC. Per far questo bisogna accedere alla piattaforma, NB tramite l’utenza del responsabile PCC, cliccare Ricognizione debiti-Comunicazione debiti L.145/2018,

quindi scaricare l’elenco delle fatture che compongono lo stock di debito, cliccando su “Scarica dettaglio”.

Come per tutti i documenti della PCC, se nel file ci sono meno di 500 fatture l’elenco sarà elaborato immediatamente e sarà possibile scaricarlo o aprirlo subito. In caso contrario l’elaborazione sarà asincrona e potremo scaricarla (dopo qualche minuto o varie ore, dipende) dal menu Utilità-elenco report.

selezionando il report e dalla tendina scegliendo “Scarica il risultato dell’elaborazione”

Scaricato il file, bisognerà confrontarlo con le risultanze dell’ente. Solitamente, se non corrispondono, è perché nel file della PCC sono presenti (“aperte”) sia fatture che sono state pagate, magari da molto tempo, sia altre per cui il pagamento non è avvenuto per mancanza di liquidità, sia altre ancora per cui il pagamento non è dovuto per i motivi più vari.

Estrapolate queste fatture, cercate di capire a chi si riferiscono e preparatevi a correggere i relativi dati. Diciamo subito che non è davvero un’operazione semplice, perchè i fornitori sono indicati non per ragione sociale ma per codice fiscale. Bisogna armarsi di tanta pazienza. Spesso si tratta di fatture acquisite dalla PCC prima dell’adesione a Sicoge, Siope+, Sidi ecc per cui l’ente non ha mai provveduto a aggiornare i dati in piattaforma.

Se siete un ente ragionevolmente virtuoso, io vi suggerisco (ma la scelta è vostra, lo ribadisco sempre!) di procedere a contrario: invece di controllare singolarmente le fatture dello stock della piattaforma, procuratevi l’elenco di cosa risulta a voi essere veramente debito, evidenziatelo sul file, toglietelo e chiudete tutto il resto.

Come fare? I dati si possono allineare con due modalità:

  1. Manualmente

  2. Massivamente

Con la procedura manuale si cerca poi si apre sulla PCC la singola fattura e si modifica il suo stato. Con la procedura massiva si crea (fuori dalla PCC) un file excel (poi csv) contenente più fatture quindi lo si carica in piattaforma. A meno che non abbiate veramente solo una manciata di discrepanze, è di gran lunga preferibile la funzione massiva, che può avvenire in due modi: la procedura “Comunicazione Massiva di Pagamento CMP” (o ‘chiusura massiva’) e il caricamento massivo ordinario. Probabilmente dovrete usarle entrambe, la prima per le fatture più vecchie e la nuova per quelle più recenti (dal 2018 in poi).

Vediamole in dettaglio.

Segue: La chiusura massiva CMP

Segue: Il caricamento massivo delle fatture

 

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3 Comments

  1. Salve, provo a porre un quesito.
    Siamo un Ente in regime SIOPE+ e stiamo lavorando per l’allineamento dello stock del debito al 31/12/2019.
    Ho problemi su delle note credito date 2019 che sono state regolarmente liquidate con ordinativo di incasso 2019 associato a quello di pagamento della fattura. Tali note credito appaiono in pcc in stato in lavorazione nonostante siano state normalmente acquisite dal sistema. Cerco di inserire manualmente il numero e l’importo dell’ordinativo, attraverso la funzione “Pagamento” come ho fatto anche per fatture/note credito pagate prima dell’entrata in vigore del siope+ ma la pcc non me lo consente restituendo l’errore “Operazione non consentita per ente in regime Siope+”.
    Vi sono mai capitati messaggi bloccanti del genere? e come si può ovviare?
    grazie
    Un saluto
    Alessandra

    Alessandra
    1. Salve, sono errori analoghi a quelli che capitano agli uffici Sicoge.
      Chi usa questi sistemi, che comunicano in automatico alla PCC, non può inserire quasi nulla manualmente. Quindi è normale che riceviate quel messaggio, la PCC si aspetta di ricevere il cambio di stato della fattura da Siope, non da voi. Forse su Siope le note non sono state contabilizzate nel modo corretto o qualcosa è andato storto nel passaggio dati dal vostro sw di contabilità a Siope. So che alcuni sw comunicano correttamente lo stato delle note solo se la liquidazione avviene prima (o dopo, dipende dai sw) rispetto alla fattura, ad es.
      Vi suggerisco in primo luogo di contattare l’assistenza del vostro sw di contabilità per vedere se è un problema a loro noto. Se non riuscissero ad aiutarvi, dovete contattare i vostri referenti Siope. Per gli uffici Sicoge, infatti, esiste la possibilità per gli operatori di livello superiore di intervenire manualmente sui documenti della PCC, presumo che esista qualcosa di analogo anche per gli uffici Siope.

      FunzionarioAmministrativo

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