In un altro articolo ho descritto come avviene la comunicazione dello stock del debito sulla Piattaforma di Certificazione dei Crediti Commerciali (PCC) e ho segnalato che nella quasi totalità dei casi vi sono ampi scostamenti fra l’ammontare del debito rilevato dalla piattaforma e l’importo risultante dalle evidenze contabili degli enti. Questa situazione è ben nota al legislatore e al Ministero dell’Economia, che vogliono eliminarla per avere dei dati attendibili su cui contare. Per tale ragione la legge di bilancio 2019 (legge 145-2018) ha disposto che tutti gli enti provvedano ad allineare i dati della PCC con le loro scritture contabili.

In concreto, dopo aver comunicato alla PCC l’importo complessivo corretto del nostro debito, adesso ci viene chiesto di indicare puntualmente di quali fatture è composto.

Questo adempimento, che è un vero e proprio obbligo provvisto di sanzione, deve avvenire entro il 31-12-2019. A prima vista può sembrare che ci sia molto tempo per provvedere, ma visto che per molti enti si tratta di ricontrollare migliaia di fatture, consiglio di iniziare ad occuparsene già adesso piuttosto che a fine anno, quando tutte le scadenze si accavallano.

Ricordo anche che L’art. 7-bis del D.L. 35/2013 prevede l’obbligo di comunicare alla PCC entro il 15 di ogni mese i dati relativi ai debiti certi, liquidi ed esigibili, per i quali nel mese precedente sia stato superato il termine europeo di pagamento (comunicazione debiti scaduti). In base a tale comunicazione la PCC calcola l’indice di tempestività dei pagamenti. Dal 1-1-2020 il calcolo della PCC sarà l’unico valido ai fini del monitoraggio della tempestività! Di conseguenza, l’allineamento deve essere mantenuto anche per il futuro.

Vediamo dunque come allineare le scritture contabili degli enti con i dati della PCC.

Gli stati delle fatture

Per prima cosa occorre fare una premessa. Il sistema di interscambio SDI carica automaticamente sulla PCC le fatture elettroniche inoltrate dai fornitori e le comunicazioni di accettazione e rifiuto. Sulla PCC quindi le fatture (elettroniche) sono elencate, complete di tutti i loro dati, con vari stati:

RICEVUTE = sono le fatture inoltrate dal creditore al SdI che non sono state rifiutate

RESPINTE = sono le fatture respinte dalla PA nei 15 giorni canonici dal ricevimento

Quando poi le fatture vengono lavorate, il loro stato cambia ulteriormente:

CONTABILIZZATE = sono le fatture quando si è determinato l’importo in liquidato/non liquidabile/sospeso

PAGATE = le fatture dopo che è avvenuto il pagamento

LAVORATE = quando o l’importo della fattura è stato o integralmente pagato, o parte pagato e il resto dichiarato non liquidabile, o tutto dichiarato non liquidabile. In pratica, quando le fatture sono ‘chiuse’

Lo stato delle fatture che risulta alla PCC è importantissimo, perché lo stock del debito (ad es. al 31-12-18) viene calcolato facendo la somma algebrica di tutte le fatture in stato ricevuto, liquidato, sospeso (tranne quelle sospeso per contestazione o contenzioso) meno le note di credito, e la differenza tra il pagato totale e il pagato al 31-12-2018.

Evidentemente, il nucleo del problema dei disallineamenti è che moltissimi enti contabilizzano e pagano le fatture ma non lo comunicano alla PCC, o lo fanno in modo sbagliato. Solo una volta comunicato alla PCC lo stato “giusto” di ogni fattura, i dati dell’ente e della PCC finalmente saranno allineati.

Sicoge e altri sistemi

Capito dove risiede il problema, vediamo come affrontarlo. Per far cambiare di stato una fattura ci sono vari modi, a seconda delle piattaforme di contabilità utilizzate.

Gli enti che usano SICOGE non devono fare (quasi) nulla, poiché SICOGE comunica in automatico alla PCC le fasi di contabilizzazione, comunicazione di scadenza, pagamento oltre alla ‘chiusura definitiva’. Ne consegue che gli operatori delle amministrazioni dello Stato che utilizzano il SICOGE non devono immettere sul sistema PCC le informazioni riferite alle fasi di ricezione, contabilizzazione, comunicazione di scadenza e pagamento. ATTENZIONE: Sicoge non comunica alla PCC il versamento dell’iva (su questo punto mi riservo ulteriori verifiche)! Inoltre per le fatture più vecchie anche gli enti che usano Sicoge potrebbero trovarsi fatture non ‘lavorate’ sebbene le abbiano pagate. Una verifica dell’effettivo allineamento è quindi sempre necessaria anche per gli enti SICOGE, anche perchè talvolta vi sono problemi con le note di credito e le ‘chiusure definitive’.

Analogamente, le scuole che utilizzano il sistema informativo dell’istruzione (SIDI) trasmettono le informazioni di contabilizzazione, comunicazione di scadenza e pagamento in automatico. Ne consegue che gli operatori di tali amministrazioni non devono immettere sul sistema PCC le informazioni riferite alle fasi di ricezione, contabilizzazione, comunicazione di scadenza e pagamento.

Gli enti che usano SIOPE+ (in primis gli enti locali) godono a loro volta di una semplificazione, poiché SIOPE+ trasmette automaticamente i dati relativi ai pagamenti che gestisce, ma gli enti devono inserire i dati sui debiti scaduti e sulla gestione delle fatture (contabilizzazione ecc.).

I soggetti che non usano né Sicoge né SIDI né Siope+ (non sono a conoscenza di altri sistemi interfacciati automaticamente con la PCC) invece devono inserire autonomamente in piattaforma tutte le informazioni obbligatorie.

Attenzione: l’adesione delle PA a questi sistemi è avvenuta in tempi diversi. I sistemi hanno trasmesso le informazioni solo dopo che le amministrazioni hanno iniziato a usarli, quindi per tutti i documenti antecedenti quella data non c’è stata alcuna comunicazione di tipo automatico (e sulla PCC ci sono fatture anche molto antiche), bisogna farlo adesso.

Inserimento automatico

Sicoge

Sidi

Siope

Altri sistemi/software

Scadenza fatture

SI

SI

NO

NO

Contabilizzazione

SI

SI

NO

NO

Pagamento

SI

SI

SI

NO

IVA

NO

Un altro problema che può verificarsi per questi enti è la presenza in PCC di note di credito aperte quando sono compensate o comunque chiuse nei nostri sistemi. Ne parleremo più oltre.

Riassumendo: l’allineamento si potrà dire completato se al 31-12-2019 sulla PCC risulteranno come ‘lavorate’ le stesse fatture e note di credito che nei nostri sistemi risultano ‘chiuse’ (pagate, compensate ecc. ecc.) e ‘contabilizzate’ quelle che ci risultano liquidate. Tutto questo non riferito ai soli documenti contabili 2018, ma per i pagamenti almeno al 30-11-2019, perchè l’allineamento è una operazione che chiude le discrepanze ereditate dagli anni vecchi, poi continua ogni mese entro il 15 per allineare la situazione con le operazioni effettuate il mese precedente, con modalità diverse a seconda dei sistemi utilizzati.

Entro il 31 gennaio 2020 bisognerà quindi verificare che siano allineati i dati dello stock del debito al 31-12-2019.

Spiegato COSA fare, vediamo ora COME farlo

Segue: le procedure di allineamento

 

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