Il caricamento massivo dei dati sulla PCC

Il caricamento massivo dei dati sulla PCC

Sulla Piattaforma dei Crediti Commerciali bisogna effettuare periodicamente varie comunicazioni relative alla scadenza, liquidazione, pagamento ecc.delle fatture. Queste operazioni si possono effettuare manualmente, ma esiste una funzione molto comoda chiamata “elaborazione massiva” (o caricamento massivo dei dati sulla PCC).

Si può usare sia per caricare file predisposti dai nostri software di contabilità, sia per caricare file predisposti da noi. Vediamo come procedere.

Il caricamento massivo consiste nel caricare un file chiamato “Mod. 003”, contenente i dati delle fatture, sulla Piattaforma dei Crediti Commerciali.

Dove trovare il mod. 003

   1. IL “Mod. 003” vuoto

Per trovare il mod. 003 vuoto, in PCC, cliccate Fatture-Gestione elaborazioni massive.

Nella finestra che si apre scaricate il modello 003 cliccando l’icona indicata nella figura qui sotto

In alternativa potete trovare il mod. 003 sul mio sito alla pagina Schemi e modelli. Il modello vuoto consiglio di usarlo solo se avete una manciata di fatture da comunicare, altrimenti è meglio il precompilato.

   2. Il “Mod. 003” precompilato

Per agevolare gli operatori, la PCC dà la possibilità di scaricare un mod. 003 già contenente i dati delle fatture presenti in piattaforma. Sempre sotto Fatture, scegliete Ricerca fatture

Si aprirà una maschera di ricerca. Dovrete inserire almeno un parametro e cliccare Cerca

A seconda della vostra situazione la PCC restituirà un elenco più o meno corposo. Per inserirlo nel mod. 003 dovrete cliccare Esporta dati per mod. 003

Il sistema vi chiederà che tipo di mod. 003 vi interessa a seconda della comunicazione che intendete fare:

Scegliete quello che volete (v. oltre) e avrete il vostro modello pronto da scaricare, sotto Utilità-Elenco report. NB a volte bisogna attendere qualche ora.

   3. il mod. 003 delle software house

Il mod. 003 può essere predisposto anche dai software in uso alle ragionerie. Visto che ormai i programmi sono i più vari non ne affronto neppure uno, perchè mi sarebbe impossibile coprirli tutti.

Contattate la vostra software house e fatevi spiegare come si esporta dal programma il mod.003 già pronto da caricare in piattaforma. Sicuramente sapranno aiutarvi, così eviterete la compilazione manuale.

La compilazione del mod. 003

Se aprite il mod. 003 vedrete che è un file excel con molte colonne, ma la sua struttura è facile da capire: in alto è indicato chi trasmette il file (se usate il modello vuoto compilate la casella B4!); ogni riga contiene una fattura. Le prime due colonne contengono i dati del nostro ente. La terza e la quarta quelli del fornitore.

La colonna AZIONE è la più importante. Va compilata usando i codici indicati nel foglio “Legenda”.

A seconda di cosa indicherete sotto Azione, dovrete compilare le colonne successive. Per la compilazione dovrete seguire le istruzioni del foglio “Legenda” e “Stati contabili del debito”

Per ogni fattura si devono fare più comunicazioni successive, a seconda degli stati che la fattura assume. Le tre comunicazioni tipiche (minime) da fare IN SEQUENZA (non si può comunicare nulla se la fattura non è stata contabilizzata, non si può comunicare il pagamento se non c’è stata scadenza) sono contabilizzazione, comunicazione scadenza, pagamento ma ne possono avvenire molte di più, a seconda delle vicissitudini della fattura. Solo se fate la chiusura massiva CMP potete chiudere la fattura con una comunicazione sola.

ATTENZIONE fate un caricamento separato per ogni operazione. In teoria dovrebbe essere possibile caricare un mod. 003 in cui si comunica la liquidazione per una fattura, il pagamento per un’altra, la scadenza per altre ancora. Io però consiglio di fare un caricamento solo per le fatture in scadenza, un altro per quelle che liquidate, un altro per i pagamenti, ecc. perchè riduce il rischio di errori che portino allo scarto di tutto il file.

Contabilizzazione: per comunicare la scadenza di un gruppo di fatture, scaricate dalla PCC il file per ‘comunicazione scadenza’ e dovreste vedere solo le fatture per cui la contabilizzazione non c’è stata. Cancellate le righe delle fatture che non volete contabilizzare; scrivete “CO” sotto la colonna Azione nelle righe di ogni fattura. Riempite le colonne da O a W e salvate, il file si può caricare.

Per comunicare la scadenza di un gruppo di fatture: scaricate dalla PCC il file per ‘comunicazione scadenza’ e dovreste vedere solo le fatture per cui la scadenza non è stata comunicata. Cancellate le righe delle fatture non scadute; scrivete “CS” sotto la colonna Azione nelle righe di ogni fattura scaduta. Riempite le colonne X, Y e Z e salvate, il file si può caricare.

Dopo comunicata la scadenza potrete comunicare il pagamento. Qui va scritto CP sotto Azione e compilate le colonne da AA ad AJ. Comunicato il pagamento (o lo stato non liquidabile ecc.) la fattura passa in stato Lavorato ed è “chiusa”.

Il caricamento del mod. 003 sulla PCC

La PCC accetta solo file in formato .csv quindi il mod. 003 per poterlo caricare deve essere in quel formato. Fate salva con nome e selezionate il formato “CSV (delimitato da separatore di elenco)” Se non sapete che significa non preoccupatevi, fatelo e basta.

Andate sulla PCC in Fatture-Gestione elaborazioni massive. Nella parte centrale della pagina, “caricamento massivo” scegliete “carica il modello selezionato”

Andate a cercare il file .csv che avete salvato e caricatelo.

L’esito del caricamento

Se il file è composto di poche righe potrete vedere l’esito in pochi minuti, altrimenti occorrerà più tempo. Nella stessa pagina in cui avete fatto il caricamento, aprite la tendina “elenco elaborazioni” e vedrete prima che il file è stato acquisito, poi via via vedrete procedere la lavorazione da parte della PCC. Quando si arriva alla fase 5 l’elaborazione è completata.

Gli esiti possono essere di tre tipi:

  1. Elaborazione eseguita correttamente significa che tutte le righe del file sono state acquisite.
  2. Elaborazione terminata con warning significa che una o più righe sono state scartate, altre acquisite
  3. Errori nella fase di validazione significa che tutto il file è stato scartato

Se avete un errore di warning, per capire quali fatture non sono state acquisite dovete scaricare il file con l’esito elaborazione (cliccando sulle iconcine sotto ‘download’). Vedrete che nelle ultime colonne c’è “esito elaborazione”. Le righe in cui non troverete scritto nulla sono andate a buon fine, quelle con un messaggio di errore sono state scartate. Eliminate la causa dell’errore (il call center può aiutarvi a capire cosa significhi il codice) e rifate il caricamento SOLO di quelle fatture (cancellando tutte le righe andate a buon fine). Se energono altri errori eliminateli e ricaricate, fino a quando saranno state acquisite tutte.

Se ricevete un errore di validazione, anche qui scaricate l’esito e cercate di capire cosa non va, correggetelo e rirasmettete tutto il file perchè non è stato acquisito niente.

I caricamenti possono essere ripetuti tutte le volte che volete.

ATTENZIONE! Quando correggete errori, consiglio caldamente di operare sul vostro file excel quindi risalvarlo in csv e ricaricarlo. Se preferite lavorare direttamente sul file .csv APRITELO CON UN ELABORATORE TESTI e mai con excel (fidatevi, rischiate che il sistema scarti tutto)

 

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18 Comments

  1. Ho appena eseguito un caricamento massivo CMP per l’allineamento dello stock del debito (La guida che ci ha fornito è stata di grandissimo aiuto), l’elaborazione risulta eseguita correttamente , quindi teoricamente tutte le fatture dovrebbero essere tolte dallo stock del debito, ma al riepilogo del debito scaduto e non pagato elaborato da PCC la situazione rimane invariata, pertanto risulta sempre lo stesso importo scaduto e non pagato(con i dati aggiornati alla data prima del caricamento massivo). Il sistema si aggiornerà in automatico o dobbiamo eseguire un ulteriore passaggio?

    Rocco Gallizzi
    1. Non dovete fare nient’altro, il sistema si aggiorna da solo. Purtroppo questo non avviene in tempo reale ma periodicamente, penso ogni lunedì. Aspettate e vedete se la prossima settimana notate cambiamenti.

      FunzionarioAmministrativo
      1. ancora grazie. Seguo con grande interesse il suo spazio web dalla quale traggo spesso utilissime indicazioni. Le rinnovo i miei complimenti e le auguro buon lavoro

        Rocco Gallizzi
  2. Ho fatto caricamento massivo mi da warning , ma scaricando esito nella colonna esito elaborazione non c’è niente in nessuna riga…. cosa devo fare

    Stefania
    1. Guardi bene, ci sono due file che si possono scaricare, forse scarica quello sbagliato. Altrimenti, se è un file con molte righe magari le sfugge quella con la nota. Provi a mettere un filtro sulla colonna per vedere quella col messaggio di errore.

      FunzionarioAmministrativo
  3. Ciao, sto procedendo con l’elaborazione massiva dei dati precedenti al 2018 con l’azione CMP; per quanto riguarda le fatture dal 2018 in poi come è possibile comunicare il pagamento senza dover segnare CIG di ognuna?
    Al momento sono presenti più di 1000 fatture(dal 2018 in poi) e segnare una per una CIG, importi.. è davvero impossibile…
    Avresti qualche suggerimento?
    Ti ringrazio in anticipo

    Manuel
    1. Io proverei la procedura CMP anche per le successive al 2018, si sa mai… Poi, se hai un software di gestione della contabilità (come sicuramente hai, con tante fatture) sicuramente ti esporterà lui i dati in automatico sul mod. 003, prova a sentire la software house. In alternativa, forse è più rapido fare la chiusura manuale una per una senza inserire nulla. In attesa di trovare una soluzione informatizzata potresti escludere provvisoriamente dallo stock le fatture pagate, almeno sei allineato.

      FunzionarioAmministrativo
  4. Purtroppo il nostro software non esporta in automatico du modello 003.
    Ho provato ad usare la cmp ma mi da errore..
    Penso di procedere con l’allineamento dello stock e pian piano riallineare le fatture.
    Ti ringrazio!

    Manuel
    1. Quell’errore compare in corrispondenza di fatture in cui la data di comunicazione scadenza che avete indicato è superiore alla data del giorno in cui mandate il file. Basta correggerla (se avete una sola riga con l’errore aprite il file csv con un programma tipo blocco note -NON EXCEL- cancellate tute le altre righe, cambiate la data che causa l’errore, salvate e ricaricate il file).

      FunzionarioAmministrativo
  5. buongiorno, vorrei sapere se il caricamente massimo per la chiusura delle fatture può essere usato fino al 2020? il mio dubbio nasce dal fatto che per il 2021 credo di dover inserire precisamente la data di pagamento della fattura per non alterare l’indice di ritardo del pagamento.

    lisa
  6. Trasmesso file per caricamento massivo. Nell’esito dell’elaborazione appare il messaggio di errore <> ed il file risulta Fase 5 di 5 – elaborazione terminata – Errori nella fase di validazione. Di cosa si tratta?

    Gabriele
    1. Quando c’è un errore di validazione vuol dire che tutto il file è stato scartato. Deve scaricare il file di output, aprirlo e cercare nella colonna con i codici di errore quali righe sono state bloccanti e perchè. Se qualcuna si salva, riapra (NB con wordpad, NON con excel) il file csv originariamente trasmesso e lo ricarichi dopo avere eliminato el righe a cui corrispondono gli errori, così almeno le righe ‘buone’ saranno accettate. Poi risolva gli errori sulle altre.

      FunzionarioAmministrativo

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