Sulla Piattaforma dei Crediti Commerciali bisogna effettuare periodicamente varie comunicazioni relative alla scadenza, liquidazione, pagamento ecc.delle fatture. Queste operazioni si possono effettuare manualmente, ma esiste una funzione molto comoda chiamata “elaborazione massiva” (o caricamento massivo dei dati sulla PCC).

Si può usare sia per caricare file predisposti dai nostri software di contabilità, sia per caricare file predisposti da noi. Vediamo come procedere.

Il caricamento massivo consiste nel caricare un file chiamato “Mod. 003”, contenente i dati delle fatture, sulla Piattaforma dei Crediti Commerciali.

Dove trovare il mod. 003

   1. IL “Mod. 003” vuoto

Per trovare il mod. 003 vuoto, in PCC, cliccate Fatture-Gestione elaborazioni massive.

Nella finestra che si apre scaricate il modello 003 cliccando l’icona indicata nella figura qui sotto

In alternativa potete trovare il mod. 003 sul mio sito alla pagina Schemi e modelli. Il modello vuoto consiglio di usarlo solo se avete una manciata di fatture da comunicare, altrimenti è meglio il precompilato.

   2. Il “Mod. 003” precompilato

Per agevolare gli operatori, la PCC dà la possibilità di scaricare un mod. 003 già contenente i dati delle fatture presenti in piattaforma. Sempre sotto Fatture, scegliete Ricerca fatture

Si aprirà una maschera di ricerca. Dovrete inserire almeno un parametro e cliccare Cerca

A seconda della vostra situazione la PCC restituirà un elenco più o meno corposo. Per inserirlo nel mod. 003 dovrete cliccare Esporta dati per mod. 003

Il sistema vi chiederà che tipo di mod. 003 vi interessa a seconda della comunicazione che intendete fare:

Scegliete quello che volete (v. oltre) e avrete il vostro modello pronto da scaricare, sotto Utilità-Elenco report. NB a volte bisogna attendere qualche ora.

   3. il mod. 003 delle software house

Il mod. 003 può essere predisposto anche dai software in uso alle ragionerie. Visto che ormai i programmi sono i più vari non ne affronto neppure uno, perchè mi sarebbe impossibile coprirli tutti.

Contattate la vostra software house e fatevi spiegare come si esporta dal programma il mod.003 già pronto da caricare in piattaforma. Sicuramente sapranno aiutarvi, così eviterete la compilazione manuale.

La compilazione del mod. 003

Se aprite il mod. 003 vedrete che è un file excel con molte colonne, ma la sua struttura è facile da capire: in alto è indicato chi trasmette il file (se usate il modello vuoto compilate la casella B4!); ogni riga contiene una fattura. Le prime due colonne contengono i dati del nostro ente. La terza e la quarta quelli del fornitore.

La colonna AZIONE è la più importante. Va compilata usando i codici indicati nel foglio “Legenda”.

A seconda di cosa indicherete sotto Azione, dovrete compilare le colonne successive. Per la compilazione dovrete seguire le istruzioni del foglio “Legenda” e “Stati contabili del debito”

Per ogni fattura si devono fare più comunicazioni successive, a seconda degli stati che la fattura assume. Le tre comunicazioni tipiche (minime) da fare IN SEQUENZA (non si può comunicare nulla se la fattura non è stata contabilizzata, non si può comunicare il pagamento se non c’è stata scadenza) sono contabilizzazione, comunicazione scadenza, pagamento ma ne possono avvenire molte di più, a seconda delle vicissitudini della fattura. Solo se fate la chiusura massiva CMP potete chiudere la fattura con una comunicazione sola.

ATTENZIONE fate un caricamento separato per ogni operazione. In teoria dovrebbe essere possibile caricare un mod. 003 in cui si comunica la liquidazione per una fattura, il pagamento per un’altra, la scadenza per altre ancora. Io però consiglio di fare un caricamento solo per le fatture in scadenza, un altro per quelle che liquidate, un altro per i pagamenti, ecc. perchè riduce il rischio di errori che portino allo scarto di tutto il file.

Contabilizzazione: per comunicare la scadenza di un gruppo di fatture, scaricate dalla PCC il file per ‘comunicazione scadenza’ e dovreste vedere solo le fatture per cui la contabilizzazione non c’è stata. Cancellate le righe delle fatture che non volete contabilizzare; scrivete “CO” sotto la colonna Azione nelle righe di ogni fattura. Riempite le colonne da O a W e salvate, il file si può caricare.

Per comunicare la scadenza di un gruppo di fatture: scaricate dalla PCC il file per ‘comunicazione scadenza’ e dovreste vedere solo le fatture per cui la scadenza non è stata comunicata. Cancellate le righe delle fatture non scadute; scrivete “CS” sotto la colonna Azione nelle righe di ogni fattura scaduta. Riempite le colonne X, Y e Z e salvate, il file si può caricare.

Dopo comunicata la scadenza potrete comunicare il pagamento. Qui va scritto CP sotto Azione e compilate le colonne da AA ad AJ. Comunicato il pagamento (o lo stato non liquidabile ecc.) la fattura passa in stato Lavorato ed è “chiusa”.

Il caricamento del mod. 003 sulla PCC

La PCC accetta solo file in formato .csv quindi il mod. 003 per poterlo caricare deve essere in quel formato. Fate salva con nome e selezionate il formato “CSV (delimitato da separatore di elenco)” Se non sapete che significa non preoccupatevi, fatelo e basta.

Andate sulla PCC in Fatture-Gestione elaborazioni massive. Nella parte centrale della pagina, “caricamento massivo” scegliete “carica il modello selezionato”

Andate a cercare il file .csv che avete salvato e caricatelo.

L’esito del caricamento

Se il file è composto di poche righe potrete vedere l’esito in pochi minuti, altrimenti occorrerà più tempo. Nella stessa pagina in cui avete fatto il caricamento, aprite la tendina “elenco elaborazioni” e vedrete prima che il file è stato acquisito, poi via via vedrete procedere la lavorazione da parte della PCC. Quando si arriva alla fase 5 l’elaborazione è completata.

Gli esiti possono essere di tre tipi:

  1. Elaborazione eseguita correttamente significa che tutte le righe del file sono state acquisite.
  2. Elaborazione terminata con warning significa che una o più righe sono state scartate, altre acquisite
  3. Errori nella fase di validazione significa che tutto il file è stato scartato

Se avete un errore di warning, per capire quali fatture non sono state acquisite dovete scaricare il file con l’esito elaborazione (cliccando sulle iconcine sotto ‘download’). Vedrete che nelle ultime colonne c’è “esito elaborazione”. Le righe in cui non troverete scritto nulla sono andate a buon fine, quelle con un messaggio di errore sono state scartate. Eliminate la causa dell’errore (il call center può aiutarvi a capire cosa significhi il codice) e rifate il caricamento SOLO di quelle fatture (cancellando tutte le righe andate a buon fine). Se energono altri errori eliminateli e ricaricate, fino a quando saranno state acquisite tutte.

Se ricevete un errore di validazione, anche qui scaricate l’esito e cercate di capire cosa non va, correggetelo e rirasmettete tutto il file perchè non è stato acquisito niente.

I caricamenti possono essere ripetuti tutte le volte che volete.

ATTENZIONE! Quando correggete errori, consiglio caldamente di operare sul vostro file excel quindi risalvarlo in csv e ricaricarlo. Se preferite lavorare direttamente sul file .csv APRITELO CON UN ELABORATORE TESTI e mai con excel (fidatevi, rischiate che il sistema scarti tutto)

 

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