Conosco funzionari che gestiscono da anni le fatture elettroniche ma non hanno le idee ben chiare del significato di accettazione, rifiuto, decorrenza termini della fattura elettronica.

Ancora più spesso mi capita di avere a che fare con ditte che non hanno chiari questi concetti, perchè delegano la gestione della contabilità a commercialisti o patronati e restano spiazzati quando ricevono una PEC che li avvisa ad esempio che c’è stata una “decorrenza termini” piuttosto che uno “scarto”. In questo articolo quindi descriverò in breve il significato di accettazione, rifiuto, decorrenza termini della fattura elettronica trasmessa al sistema di interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate, rimandandovi al sito ufficiale per ogni approfondimento.

Fattura “scartata”

Quando un fornitore emette una fattura elettronica la deve inoltrare alla PA destinataria attraverso il SDI, usando uno o più “canali” di trasmissione (PEC, FTP, ecc.). Se il destinatario è stato individuato correttamente (con il codice univoco presente nell’Indice delle PA) il Sistema gli inoltra la fattura.

Qualora il destinatario fosse stato individuato nel modo sbagliato o se ci fossero errori formali nel file inviato, lo SDI invierebbe al fornitore una “notifica di scarto”, che significa che la fattura non è stata recapitata.

Se quindi una ditta vi chiama per chiedere informazioni su una fattura che non trovate, chiedete che controllino il messaggio di ricevuta: se è “scarto” è dimostrato che non vi è mai arrivata e qualunque sia il problema non dipende da voi funzionari.

Uno degli errori tipici di chi emette le sue prime fatture elettroniche è l’invio di un semplice pdf da PEC a PEC senza passare dal SDI. In questo caso lo scarto non c’è perchè la fattura non esiste proprio! Se non transita dallo SDI la fattura è come non fosse stata mai emessa (e comunque la fattura elettronica NON è un pdf).

Fattura “consegnata”

Se il SDI rilascia una ricevuta di avvenuta consegna significa che la fattura è arrivata correttamente a destinazione. Attenzione, questo significa solo che la fattura ha superato i controlli formali del sistema e che il destinatario l’ha ricevuta. Consegna non significa accettazione, perchè la fattura deve prima essere controllata.

Se il fornitore ha una ricevuta di consegna e voi non trovate la fattura tra le ricevute, possono essere successe solo due cose: o c’è stato un errore informatico (allora dovete fare una verifica incrociata con i vostri referenti SICOGE) o è stata accettata automaticamente per decorrenza termini.

“Accettazione” della fattura elettronica

L’accettazione, come il rifiuto, è una operazione che può avvenire solo nei 15 giorni successivi alla data di protocollo assegnata dal Sistema di Interscambio alla fattura. In breve, consiste nel superamento di un controllo di regolarità formale della fattura, essenzialmente sulla presenza di CIG e CUP, sull’indicazione dell’IVA giusta (scissione o meno), sulla correttezza di oggetto e importi (che non superino il totale del contratto, ad esempio), ecc.

La procedura da seguire per l’accettazione su SICOGE è descritta dettagliatamente in questo articolo.

Se anche una fattura è accettata non significa che sia stata riconosciuta dal destinatario!! Vista la brevità dei termini infatti è verosimile che non siano avvenuti tutti i controlli di merito sulla prestazione.

Di conseguenza, l’accettazione ha un significato non sostanziale ma essenzialmente tecnico-fiscale: la fattura accettata può ancora essere contestata (ad es. perchè la fornitura è incompleta o non ha superato il collaudo) ma è avvenuta la registrazione nei libri contabili. Non può quindi essere riemessa con lo stesso numero (il SDI procederebbe allo scarto) e in caso di contestazione occorrerà emettere una nota di credito ed eventualmente l’emissione di una nuova fattura corretta.

“Rifiuto” della fattura elettronica

Il rifiuto delle fatture elettroniche come l’accettazione può avvenire solo nei 15 giorni successivi alla data di protocollo assegnata alla fattura dal Sistema di Interscambio. Le fatture vengono rifiutate quando ci sono problemi formali o anche nel merito della prestazione già noti senza bisogno di ulteriori approfondimenti (es. fattura emessa prima di aver eseguito quanto pattuito)

La procedura da seguire per l’accettazione su SICOGE è descritta dettagliatamente in questo articolo.

Anche se inserita su Sicoge, la motivazione del rifiuto NON viene comunicata dal SDI al soggetto emittente, che riceve una semplice notifica di avvenuto rifiuto. E’ quindi consigliabile informare il fornitore (anche semplicemente via mail per i problemi più banali) delle ragioni del rifiuto, altrimenti si rischia che la nuova fattura che arriverà abbia gli stessi problemi della vecchia.

Il rifiuto della fattura dal punto di vista fiscale rende la fattura come non emessa. Il fornitore potrà quindi riemetterla con lo stesso numero (il SDI non la scarterà solo per questo), eliminando solo il problema riscontrato. Spesso i fornitori però emettono una nota di credito per la fattura rifiutata ed una nuova fattura con numero diverso: in questo caso bisogna rifiutare anche la nota di credito, altrimenti ci si troverà in SICOGE una nota di credito “di troppo”.

La “Decorrenza termini”

Come dicevo, accettazione e rifiuto devono avvenire in 15 giorni.

L’allegato C al DM 3 aprile 2013 n. 55 afferma infatti: “La necessità di fornire tempestiva comunicazione al fornitore dell’accettazione o disconoscimento del documento contabile in modo da consentire gli adempimenti previsti dalla normativa IVA in merito alla registrazione delle fatture emesse, obbliga il SDI a fissare un termine – pari a quello previsto nel D.Lgs. n. 52/2004 che modifica l’art. 21 del D.P.R. n. 633/1972, attualmente 15 giorni – decorso il quale lo stesso invia un messaggio di decorrenza termini tanto all’ufficio quanto al fornitore”. In altre parole, il SDI quando riceve una fattura aspetta 15 giorni.

Se durante questo termine l’ufficio che l’ha ricevuta la accetta espressamente o la rifiuta, il SDI recepisce l’operazione ed informa l’emittente, come abbiamo visto.

Se durante il termine non avviene né rifiuto né accettazione, SDI comunica la “decorrenza termini” e ritiene la fattura accettata. Di conseguenza, se sarà riemessa con lo stesso numero dallo stesso soggetto la scarterà.

Visto che la decorrenza termini è un’accettazione automatica, l’impresa che la riceve non deve sentirsi tranquilla: verosimilmente la PA non ha avuto il tempo neppure di controllare la correttezza formale del documento!

Irreversibilità

Accettazione, rifiuto e decorrenza termini sono operazioni irreversibili. Una volta avvenute nessuno può cambiarle. In caso di errori o problemi comunque è sempre possibile intervenire “extra-Sicoge” ed “extra SDI”:

  • se fosse avvenuto per errore un rifiuto, chiedendo al fornitore di riemettere la fattura
  • se fosse avvenuta l’accettazione (o la decorrenza termini) di una fattura che non doveva essere accettata, esplicitando le contestazioni e chiedendo una nota di credito.

 

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