Conosco funzionari che gestiscono da anni le fatture elettroniche ma non hanno le idee ben chiare del significato di accettazione, rifiuto, decorrenza termini della fattura elettronica.

Ancora più spesso mi capita di avere a che fare con ditte che non hanno chiari questi concetti, perchè delegano la gestione della contabilità a commercialisti o patronati e restano spiazzati quando ricevono una PEC che li avvisa ad esempio che c’è stata una “decorrenza termini” piuttosto che uno “scarto”. In questo articolo quindi descriverò in breve il significato di accettazione, rifiuto, decorrenza termini della fattura elettronica trasmessa al sistema di interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate, rimandandovi al sito ufficiale per ogni approfondimento.

Fattura “scartata”

Quando un fornitore emette una fattura elettronica la deve inoltrare alla PA destinataria attraverso il SDI, usando uno o più “canali” di trasmissione (PEC, FTP, ecc.). Se il destinatario è stato individuato correttamente (con il codice univoco presente nell’Indice delle PA) il Sistema gli inoltra la fattura.

Qualora il destinatario fosse stato individuato nel modo sbagliato o se ci fossero errori formali nel file inviato, lo SDI invierebbe al fornitore una “notifica di scarto”, che significa che la fattura non è stata recapitata.

Se quindi una ditta vi chiama per chiedere informazioni su una fattura che non trovate, chiedete che controllino il messaggio di ricevuta: se è “scarto” è dimostrato che non vi è mai arrivata e qualunque sia il problema non dipende da voi funzionari.

Uno degli errori tipici di chi emette le sue prime fatture elettroniche è l’invio di un semplice pdf da PEC a PEC senza passare dal SDI. In questo caso lo scarto non c’è perchè la fattura non esiste proprio! Se non transita dallo SDI la fattura è come non fosse stata mai emessa (e comunque la fattura elettronica NON è un pdf).

Fattura “consegnata”

Se il SDI rilascia una ricevuta di avvenuta consegna significa che la fattura è arrivata correttamente a destinazione. Attenzione, questo significa solo che la fattura ha superato i controlli formali del sistema e che il destinatario l’ha ricevuta. Consegna non significa accettazione, perchè la fattura deve prima essere controllata.

Se il fornitore ha una ricevuta di consegna e voi non trovate la fattura tra le ricevute, possono essere successe solo due cose: o c’è stato un errore informatico (allora dovete fare una verifica incrociata con i vostri referenti SICOGE) o è stata accettata automaticamente per decorrenza termini.

“Accettazione” della fattura elettronica

L’accettazione, come il rifiuto, è una operazione che può avvenire solo nei 15 giorni successivi alla data di protocollo assegnata dal Sistema di Interscambio alla fattura. In breve, consiste nel superamento di un controllo di regolarità formale della fattura, essenzialmente sulla presenza di CIG e CUP, sull’indicazione dell’IVA giusta (scissione o meno), sulla correttezza di oggetto e importi (che non superino il totale del contratto, ad esempio), ecc.

La procedura da seguire per l’accettazione su SICOGE è descritta dettagliatamente in questo articolo.

Se anche una fattura è accettata non significa che sia stata riconosciuta dal destinatario!! Vista la brevità dei termini infatti è verosimile che non siano avvenuti tutti i controlli di merito sulla prestazione.

Di conseguenza, l’accettazione ha un significato non sostanziale ma essenzialmente tecnico-fiscale: la fattura accettata può ancora essere contestata (ad es. perchè la fornitura è incompleta o non ha superato il collaudo) ma è avvenuta la registrazione nei libri contabili. Non può quindi essere riemessa con lo stesso numero (il SDI procederebbe allo scarto) e in caso di contestazione occorrerà emettere una nota di credito ed eventualmente l’emissione di una nuova fattura corretta.

“Rifiuto” della fattura elettronica

Il rifiuto delle fatture elettroniche come l’accettazione può avvenire solo nei 15 giorni successivi alla data di protocollo assegnata alla fattura dal Sistema di Interscambio. Le fatture vengono rifiutate quando ci sono problemi formali o anche nel merito della prestazione già noti senza bisogno di ulteriori approfondimenti (es. fattura emessa prima di aver eseguito quanto pattuito)

La procedura da seguire per l’accettazione su SICOGE è descritta dettagliatamente in questo articolo.

Anche se inserita su Sicoge, la motivazione del rifiuto NON viene comunicata dal SDI al soggetto emittente, che riceve una semplice notifica di avvenuto rifiuto. E’ quindi consigliabile informare il fornitore (anche semplicemente via mail per i problemi più banali) delle ragioni del rifiuto, altrimenti si rischia che la nuova fattura che arriverà abbia gli stessi problemi della vecchia.

Il rifiuto della fattura dal punto di vista fiscale rende la fattura come non emessa. Il fornitore potrà quindi riemetterla con lo stesso numero (il SDI non la scarterà solo per questo), eliminando solo il problema riscontrato. Spesso i fornitori però emettono una nota di credito per la fattura rifiutata ed una nuova fattura con numero diverso: in questo caso bisogna rifiutare anche la nota di credito, altrimenti ci si troverà in SICOGE una nota di credito “di troppo”.

La “Decorrenza termini”

Come dicevo, accettazione e rifiuto devono avvenire in 15 giorni.

L’allegato C al DM 3 aprile 2013 n. 55 afferma infatti: “La necessità di fornire tempestiva comunicazione al fornitore dell’accettazione o disconoscimento del documento contabile in modo da consentire gli adempimenti previsti dalla normativa IVA in merito alla registrazione delle fatture emesse, obbliga il SDI a fissare un termine – pari a quello previsto nel D.Lgs. n. 52/2004 che modifica l’art. 21 del D.P.R. n. 633/1972, attualmente 15 giorni – decorso il quale lo stesso invia un messaggio di decorrenza termini tanto all’ufficio quanto al fornitore”. In altre parole, il SDI quando riceve una fattura aspetta 15 giorni.

Se durante questo termine l’ufficio che l’ha ricevuta la accetta espressamente o la rifiuta, il SDI recepisce l’operazione ed informa l’emittente, come abbiamo visto.

Se durante il termine non avviene né rifiuto né accettazione, SDI comunica la “decorrenza termini” e ritiene la fattura accettata. Di conseguenza, se sarà riemessa con lo stesso numero dallo stesso soggetto la scarterà.

Visto che la decorrenza termini è un’accettazione automatica, l’impresa che la riceve non deve sentirsi tranquilla: verosimilmente la PA non ha avuto il tempo neppure di controllare la correttezza formale del documento!

Irreversibilità

Accettazione, rifiuto e decorrenza termini sono operazioni irreversibili. Una volta avvenute nessuno può cambiarle. In caso di errori o problemi comunque è sempre possibile intervenire “extra-Sicoge” ed “extra SDI”:

  • se fosse avvenuto per errore un rifiuto, chiedendo al fornitore di riemettere la fattura
  • se fosse avvenuta l’accettazione (o la decorrenza termini) di una fattura che non doveva essere accettata, esplicitando le contestazioni e chiedendo una nota di credito.

 

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18 Comments

  1. Salve, ho una ft emessa ad una PA che è andata in decorrenza termini, la ft è stata emessa il 17.12 e la decorre z termini è avvenuta il 2.1.19 ora dovrei emettere nota credito ma nel 2019 sono passata al regime forfettario, quindi non posso fare nc in regime Iva ordinari. ho interpellato l’assistenza difatture e corrispettivi Dell ade e mi hanno detto che posso retrodatare la nota credito al 31.12 ma non mi hanno saputo dire se normativamente è permesso. In definitiva posso inviare oggi 17. 1 una nota credito datata 31.12. 2018? Grazie

    Mppia
  2. Ho emesso una fattura PA il 12/01/2019 dopo di che rifiutata per mancanza di codice cig rimodificata e rinviata correttamente mi è stata accettata dal SDI ma l’ufficio dove deve essere pervenuta non a ancora ricevuto nulla a oggi. Potete dirmi cosa può essere il problema?? Grazie

    Cinzia
    1. Il problema non ho idea di auqle possa essere ma azzardo un problema nella consegna della fattura da parte dello SDI. Bisogna controllare quale notifica ha rilasciato lo SDI (l’accettazione non significa che la consegna sia andata a buon fine).
      Se il sistema riesce a consegnare, rilascerà una notifica di avvenuta consegna a chi ha inviato la fattura. Se la consegna non è avvenuta, dovrebbe esserci un messaggio di ‘mancata consegna’. In questo caso lo SDI proverà a ripetere la consegna per 10 giorni poi emetterà una notifica di ‘consegna impossibile’.
      Può aspettare qualche giorno per vedere che messaggio arriva, o contattare l’agenzia delle entrate per vedere se riescono a darle qualche informazione in più.

      FunzionarioAmministrativo
  3. “Visto che la decorrenza termini è un’accettazione automatica, l’impresa che la riceve non deve sentirsi tranquilla: verosimilmente la PA non ha avuto il tempo neppure di controllare la correttezza formale del documento!”

    E quindi quando tempo si deve aspettare per “essere tranquilli”?

    Non è che è il solito escamotage “truffaldino” per creare un assist alla Pubbliche Amministrazioni per non pagare il dovuto?

    Grazie

    franco
    1. No, assolutamente. Il termine dei 15 giorni è stato introdotto solo per mettere un punto fermo e consentire la registrazione della fattura ai fini IVA, ma non implica in alcun modo l’esame della correttezza nel merito. Anche una fattura accettata esplicitamente può essere contestata in seguito.

      FunzionarioAmministrativo
  4. Buongiorno,
    come pubblica amministrazione riceviamo fatture elettroniche.
    Mi è stato consigliato di non rifiutare una fattura errata il giorno stesso di arrivo (data SdI) ma di aspettare il giorno seguente perchè lo SdI va in conflitto tra consegna/rifiuto.
    In effetti una volta mi è capitato ma non so se il sistema è stato aggiornato.
    potrebbe rispondermi in merito?
    Grazie

    Michela
  5. Salve. Ho emesso alcune fatture elettroniche nel 2018 con un programma di fatturazione che sono state accettate dal sistema sdi. Tuttavia nel 2019 mi contattano dalla P.A. che dovrebbe pagarmi dicendomi che allora risulta un importo errato, molto inferiore al dovuto. Come faccio ora??posso emettere nota di credito nel 2019?

    Francesca Caligiuri
  6. Buongiorno,
    un gestore di soccorso stradale ha emesso regolare fattura elettronica a nome del conducente del veicolo in panne.
    Ho chiesto di modificare la fattura in quanto l’assicurazione è intestata a diverso nome.
    Mi è stato rifiutato anche dopo svariate richieste ed e.mail.
    La speigazione è: abbiamo già fatturato, noi siamo apposto.
    Come posso fare ad ottenere la fattura corretta che mi serve? Grazie.

    Manuel
    1. Se non siete più in tempo per rifiutare la fattura scrivete una PEC comunicando che non può essere pagata perchè contiene un errore. Se vogliono i soldi vedrete che faranno nota di credito e la riemetteranno.

      FunzionarioAmministrativo
  7. Ho ricevuto una notifica per decorrenza termini da parte di una PA alla quale ho inviato una fattura elettronica; ho contattato la PA chiedendo se la fattura presentasse qualche problema che avrei dovuto risolvere, ma mi è stato risposto che per loro la fattura va benissimo ed è già stata girata all’ufficio ragioneria per disporne il pagamento. Perché allora ho ricevuto io la notifica di decorrenza termini con la motivazione che il destinatario non ha risposto entro 15 gg…? Cosa devo fare per stare tranquilla? Grazie mille.

    Sandra Dondo
    1. Decorrenza termini significa che la fattura è stata accettata in automatico. Se le han detto che è già stata passata al pagamento va tutto bene.

      FunzionarioAmministrativo
  8. Buongiorno ho emesso due fatture( sono artigiano edile ) ad un’ azienda edile la data di emissione che ho scritto è coincidenze con quella dei bonifici ricevuti, es. Bonifico 3 marzo 2019 ho emesso ieri 9 luglio fattura con data 3 marzo va bene? Grazie

    Vittoria

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