In questo articolo illustrerò i passaggi per accettare una fattura elettronica su SICOGE. L’operazione è estremamente semplice.

La procedura

Abbiamo visto in precedenza in quale sezione di SICOGE possiamo trovare le fatture elettroniche appena arrivate. Ricordiamo che la sezione che ci interessa è indifferentemente o “operazioni di gestione-documento contabile-verifica” o “operazioni di gestione-documento contabile-cruscotto di verifica”.

Entrati in una di queste sezioni, il passaggio successivo è aprire la fattura con “visualizza fascicolo” e controllare:

  1. se è corretto l’importo fatturato
  2. se c’è l’IVA in scissione (salvo eccezioni)
  3. se è indicato il CIG (salvo eccezioni), ed il codice è quello giusto. Capita spesso infatti che le imprese più distratte usino cig di vecchi contratti.

Se avete risposto affermativamente a tutte queste domande e la prestazione è stata completamente eseguita, dovete accettare la fattura. Per far questo, tornate alla pagina di verifica e cliccate in basso su “Riconosci singolo”

Si aprirà una pagina che riassume i dati essenziali della fattura appena vista. Basta cliccare “conferma” e la fattura sarà accettata.

Se vogliamo accettare altre fatture, dobbiamo ripetere la stessa procedura. Se abbiamo fretta, possiamo usare la funzione di riconoscimento massivo.

Sempre da “operazioni di gestione-documento contabile-verifica” o “operazioni di gestione-documento contabile-cruscotto di verifica”, verifichiamo uno per uno il fascicolo di tutte le fatture (questo è molto importante, controlliamo sempre che le fatture siamo tutte corrette!) poi quando siamo pronti clicchiamo su “Riconosci multiplo”

Nella pagina che si aprirà vedremo che il pallino che era accanto a ogni fattura è ora stato sostituito da un quadratino. Mettiamo il segno di spunta accanto alle fatture che intendiamo accettare (non c’è limite di numero, possiamo selezionare tutte quelle che la pagina ci mostra), e clicchiamo conferma. Tutte le fatture selezionate saranno così accettate contemporaneamente risparmiandoci tempo e clic.

Una precisazione sul DURC

Noterete che parlando delle verifiche da compiere non ho nominato il DURC, e questo perchè il fatto che il DURC sia irregolare non è sufficiente a giustificare il rifiuto di una fattura.

Anche se molti funzionari davanti a un DURC non regolare respingono la fattura per evitare un allungamento dei tempi di pagamento che potrebbe incidere sull'”indice di tempestività”, questo comportamento non è corretto. Il DURC infatti riguarda non la fattura ma solo il pagamento. Se è regolare, viene pagato il fornitore, se non è regolare si procede con l’intervento sostitutivo e si versa l’importo agli Enti creditori.

Di conseguenza, il mio consiglio in caso di DURC irregolare è di contattare l’impresa per avvisarla dell’irregolarità e delle conseguenze (potrebbe regolarizzarsi) poi, all’ultimo momento accettare la fattura (ovviamente, se non ci sono altri motivi di rifiuto).

Gli effetti dell’accettazione

Una volta avvenuta l’accettazione, succedono diverse cose:

  1. le fatture cambiano di stato e da “Ricevute” diventano “Lavorabili”
  2. non è più possibile rifiutarle
  3. scompaiono dalla sezione dedicata alla ‘verifica’ (dal ‘semaforo’)
  4. per visualizzarle occorre andare su “cruscotto di verifica” e cliccare su “lavorabili”
  5. è possibile registrare il relativo costo (operazione necessaria per procedere al pagamento)

Per maggiori dettagli sul significato di accettazione e rifiuto delle fatture elettroniche vi rimando a questo approfondimento. La procedura di rifiuto su SICOGE invece è descritta in questo articolo.

Uno schema della procedura di accettazione e rifiuto è disponibile nella pagina Schemi e modelli

 

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