Quando riceviamo una fattura elettronica sbagliata, la cosa migliore da fare è rifiutarla. Tuttavia può capitare che una fattura venga accettata per “decorrenza termini”, o che ci si accorga di un problema soltanto dopo l’accettazione. Ogni volta che la fattura è stata accettata, bisogna chiedere l’emissione di una nota di credito, esattamente come avveniva quando le fatture erano analogiche. Allo stesso modo, può capitare di ricevere note di credito a storno parziale di una fattura. Per affrontare tutte queste situazioni, oggi parleremo di come gestire le note di credito su Sicoge.

Registrazione della nota di credito

Le note di credito devono essere registrate e contabilizzate come le fatture. Potete evitarlo solo se intendete usare la funzione di “eliminazione documenti contabili” che però è molto delicata e che sconsiglio assolutamente, per cui eviterò proprio di parlarne. Per prima cosa, quindi, procedete alla registrazione come spiegato in questo articolo.

Cosa fare con le note di credito

Una volta registrata la nota di credito, ci sono 5 procedure per gestirla:

Alcune di queste procedure le descriverò in articoli a sè. Una volta completato il ciclo di articoli, posterò il consueto schema riassuntivo.

Abbinamento al momento del pagamento

Una volta registrata la nota di credito, il modo più semplice per toglierla di mezzo è richiamarla al momento di un pagamento. In questo caso, al momento del pagamento si tratta semplicemente di cercare il fornitore in “dati contabili O/S” come si fa sempre. Se ci sono note di credito del fornitore, SICOGE le mostrerà assieme alle fatture

Dovremo selezionare la nota e una o più fatture, e il sistema compenserà in automatico gli importi e predisporrà un ordinativo con il residuo da pagare (il seguito della predisposizione dell’OS è quello solito). E’ possibile indicare importi inferiori come si fa con le fatture, ma in ogni caso il totale dell’OS non può essere né zero né  inferiore: questo sistema si può usare solo se l’importo delle fatture che vogliamo pagare è superiore all’importo della/e nota/e di credito che vogliamo compensare.

Associazione contabile NC

Se l’importo di nota e fattura coincidono perfettamente, l’abbinamento al momento del pagamento della fattura non si può usare. In questo caso o aspettiamo che arrivi una nuova fattura per poi fare l’abbinamento al pagamento come appena visto, o possiamo usare la funzione “Associazione contabile NC”. Questa funzione serve a compensare integralmente fatture e note di credito facendole sparire dai documenti aperti.

Andiamo in Contabilità economico-patrimoniale-Operazioni di gestione-Documento contabile-Associazione contabile NC

e selezioniamo Inserimento. Si aprirà una maschera in cui dovremo cercare la NOTA di credito (con l’operazione di sistema o con la consueta pagina di ricerca di Sicoge)

Trovata la nota di credito voluta selezioniamola col pallino e clicchiamo Continua. Sicoge ci mostrerà il dettaglio della nota. Dovremo cliccare Ricerca documento, in basso

Si aprirà la maschera per la ricerca della FATTURA da abbinare alla nota di credito. Ovviamente i campi dell’impresa (c.f. e ragione sociale) sono preimpostati. Con “Cerca documento” faremo apparire tutte le fatture di quella ditta; possiamo restringere il campo di ricerca con la data o in altri modi. Notate che sopra l’elenco delle fatture c’è l’importo della nota:

Individuata una o più fatture da abbinare alla nota, selezioniamole con il segno di spunta. Automaticamente Sicoge controllerà se l’importo coincide o se ci sono differenze.

Se l’importo delle fatture supera quello delle note, Sicoge lo evidenzia in rosso e blocca la procedura. Lo stesso avviene se ci sono IVA o ritenute che non coincidono.

Se la nota supera la fattura, il tasto ‘prosegui’ non si attiva e non si può procedere. Analogamente se la registrazione degli importi è uguale, ma avvenuta su capitoli diversi (o su ‘fondi di bilancio’ e ‘altri fondi’). In questo caso compare la dicitura “NA” e prima di procedere bisogna cambiare la registrazione in modo che corrisponda su entrambe.

Se invece gli importi coincidono, il campo ‘importo da associare’ è zero e si attiva il tasto “Prosegui”. Cliccandolo si apre una pagina di riepilogo in cui dovremo solo cliccare “Esegui”.

Fatto questo, la nota di credito e la fattura che abbiamo associato non saranno più visibili in fase di emissione dei titoli di spesa. L’interrogazione DETTAGLIO DOCUMENTO CONTABILE si aggiorna, per entrambe, con l’informazione dell’associazione contabile effettuata.

Dichiarazione di pagamento-chiusura debito

Questa funzione serve ad eliminare note di credito (o fatture) che sono state pagate fuori SICOGE (attraverso altri sistemi contabili) o da altri soggetti, o che sono comunque state annullate, in modo che non compaiano più tra i documenti da pagare. La procedura è simile a quella di associazione contabile ma più lunga, e la descriveremo prossimamente in un articolo a sé.

Eliminazione documenti contabili

Le note di credito (e non solo loro) si possono eliminare anche con la funzione “Eliminazione documenti contabili”. Questa procedura è irreversibile e viene comunicata alla PCC. Tendenzialmente si dovrebbe usare con grande cautela, e solo per le note di credito che non si possono abbinare a fatture; il caso classico in cui può capitare di usarla è quello di una fattura errata rifiutata e corrispondente nota di credito andata in accettazione per decorrenza termini.

Questa procedura eviterò proprio di descriverla. Avverto sin d’ora comunque chi vuole utilizzarla che richiede che le note di credito non siano state registrate (stato “lavorabile”), o che la contabilizzazione sia stata revocata.

Chiusura definitiva

La “chiusura definitiva”, si effettua ora con la nuova funzione “blocco/chiusura documento” ed è un’operazione irrevocabile che è possibile effettuare qualora il documento non debba essere portato in contabilità né pagato (es: le fatture negative per le utenze, qualora siano poi comprese nella fattura relativa al periodo successivo).

Anche questa funzione va utilizzata con estrema cautela e almeno per il momento non ne parlerò

 

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