In questo articolo illustrerò i passaggi per rifiutare una fattura elettronica su SICOGE. L’operazione è estremamente semplice.

La procedura

Abbiamo visto in precedenza in quale sezione di SICOGE possiamo trovare le fatture elettroniche appena arrivate. Ricordiamo che la sezione che ci interessa è indifferentemente o “operazioni di gestione-documento contabile-verifica” o “operazioni di gestione-documento contabile-cruscotto di verifica”.

Entrati in una di queste sezioni, il passaggio successivo è aprire la fattura con “visualizza fascicolo” e controllare:

  1. se è corretto l’importo fatturato
  2. se c’è l’IVA in scissione (salvo eccezioni)
  3. se è indicato il CIG (salvo eccezioni), ed il codice è quello giusto. Capita spesso infatti che le imprese più distratte usino cig di vecchi contratti.

Se avete risposto negativamente a una o più di queste domande o la prestazione non è stata completamente eseguita, dovete rifiutare la fattura. Questo perchè nè noi nè il fornitore possiamo modificare in alcun modo la fattura una volta emessa, al massimo il fornitore può riemetterla (corretta) dopo il rifiuto.

Per rifiutare la fattura, tornate alla pagina di verifica e cliccate in basso su “Rifiuta”

Si aprirà una pagina che riassume i dati essenziali della fattura appena vista.C’è anche un campo compilabile, in cui inserire la motivazione del rifiuto, come evidenziato in questo dettaglio:

Dettaglio schermata di rifiuto

La motivazione è obbligatoria, ma vi sconsiglio di dilungarvi nei dettagli: a differenza di quanto sarebbe auspicabile, infatti, il fornitore non leggerà mai quello che scrivete qui! Questo campo è solamente un promemoria per voi, utile magari quando il fornitore vi contatterà per chiedervi le ragioni del rifiuto.

Inserita la motivazione, basta cliccare “conferma” e la fattura sarà rifiutata.

Per rifiutare altre fatture è necessario ripetere la stessa procedura. A differenza dell’accettazione, infatti, il rifiuto è sempre singolo, non esiste una funzione di rifiuto massivo. Se avete molte fatture dello stesso fornitore da rifiutare (es. per problemi di cig) vi suggerisco di scrivere su un documento .doc la motivazione e procedere col copia-incolla, per velocizzare l’operazione.

Una precisazione sul DURC

Noterete che parlando delle verifiche da compiere non ho nominato il DURC, e questo perchè il fatto che il DURC sia irregolare non è sufficiente a giustificare il rifiuto di una fattura.

Anche se molti funzionari davanti a un DURC non regolare respingono la fattura per evitare un allungamento dei tempi di pagamento che potrebbe incidere sull'”indice di tempestività”, questo comportamento non è corretto. Il DURC infatti riguarda non la fattura ma solo il pagamento. Se è regolare, viene pagato il fornitore, se non è regolare si procede con l’intervento sostitutivo e si versa l’importo agli Enti creditori.

Di conseguenza, il mio consiglio in caso di DURC irregolare è di contattare l’impresa per avvisarla dell’irregolarità e delle conseguenze (potrebbe regolarizzarsi) poi, all’ultimo momento accettare la fattura (ovviamente, se non ci sono altri motivi di rifiuto).

Gli effetti del rifiuto

Una volta avvenuto il rifiuto, succedono diverse cose:

  1. le fatture cambiano di stato e da “Ricevute” diventano “Rifiutate”
  2. non è più possibile cambiare idea ed accettarle (il rifiuto è un’operazione irreversibile)
  3. scompaiono dalla sezione dedicata alla ‘verifica’ (dal ‘semaforo’)
  4. per visualizzarle occorre andare su “cruscotto di verifica” e cliccare sotto “Rifiutati totale”

Per maggiori dettagli sul significato di accettazione e rifiuto delle fatture elettroniche vi rimando a questo approfondimento. La procedura di accettazione su SICOGE invece è descritta in questo articolo.

Uno schema della procedura di accettazione e rifiuto è disponibile nella pagina Schemi e modelli.

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