Oggi parlo di un tema che probabilmente la maggior parte dei miei lettori conosce già, ossia come come verificare le fatture elettroniche su Sicoge. Ho deciso di affrontarlo ugualmente perché penso che qualcuno, al suo primo impatto con questo programma, lo troverà utile comunque.

Come sapete, dal 6 giugno 2014 è stato introdotto per le PA centrali l’obbligo di ricevere esclusivamente fatture elettroniche, obbligo via via esteso anche alle altre PA. Tutte le fatture elettroniche devono transitare attraverso il “Sistema di Interscambio” gestito dall’Agenzia delle Entrate. Le amministrazioni tenute ad utilizzare Sicoge, gestiscono le fatture elettroniche esclusivamente con questo applicativo (le altre PA le ricevono tramite PEC e le gestiscono con i loro software di contabilità).

In linea di massima tutte le “fatture” emesse nei confronti di pubbliche amministrazioni da imprese stabilite in Italia devono essere elettroniche, mentre gli altri documenti di costo (rimborsi per missioni, cartelle per la tariffa rifiuti, rimborsi spese…) possono ancora essere cartacei.

Quando una fattura arriva su Sicoge dal Sistema di interscambio (SDI), la prima operazione da compiere è la “verifica”, ossia il controllo della sua correttezza formale -e possibilmente anche sostanziale- e a seconda del risultato di questa operazione, il rifiuto o l’accettazione della fattura stessa.

Ogni fattura da verificare è visibile nella sezione “contabilità economico patrimoniale”, in particolare o in “operazioni di gestione-documento contabile-verifica” o in “operazioni di gestione-documento contabile-cruscotto di verifica”.

In entrambi i casi il programma mostra un riquadro con l’indicazione del numero di fatture da accettare-rifiutare e la rappresentazione a colori dell’urgenza dell’operazione: verde per le fatture da gestire da 10 a 15 giorni, giallo per quelle per cui restano 4 giorni, rosso per quelle in cui la decisione va presa in giornata.

Il “semaforo” della verifica fatture

Per tutte le fatture infatti è stabilito un termine di 15 giorni per l’accettazione o il rifiuto, dopodichè se non vengono compiute operazioni dall’utente, Sicoge accetta la fattura in automatico. Il significato e le conseguenze di “accettazione” e “rifiuto” di una fattura elettronica sono illustrati in questo articolo.

Come visualizzare le fatture

Per prima cosa bisogna aprire le fatture per vedere chi ce le ha inviate e se sono corrette o meno. Per fare questo, potete cliccare indifferentemente o sul numero di fatture a destra (nell’immagine sopra, 6 e 3) del semaforo, o sui giorni rimasti per decidere, a sinistra.

Si aprirà una pagina con una tabella con le fatture ricevute, da selezionare una alla volta con il pallino. Sotto, ci sono questi pulsanti:

“Lotto” è inutile, riporta solo numero della fattura e causale (che trovate anche altrove).

“Dettaglio segnalazioni” in questa fase è inutile, vi dice solo entro che data dovete procedere a rifiuto o accettazione. Di regola potete trascurarlo.

“Dettaglio documento” può essere utile per visualizzare la correttezza degli importi in un modo un pò più chiaro che con la vista in pdf della fattura, dipende dai gusti. In ogni caso da solo non basta per capire se la fattura va bene.

Schermata “dettaglio documento”

“Visualizza fascicolo” è la scelta imprescindibile. Si aprirà una pagina con il “fascicolo fattura”, cioè una tabella con dei pallini verdi in ogni riga, ciascuno corrispondente a un file.

A voi interessano essenzialmente tre righe: il “pdf fattura elettronica”, il “DURC informatizzato”, eventuali “allegati alla fattura”. Il primo è il documento ‘leggibile’ (in modo orrido ma tant’è) della fattura arrivata. Gli allegati quando ci sono (ed è sempre auspicabile) sono documenti aggiuntivi inseriti dall’impresa: possono essere la dichiarazione di tracciabilità, garanzie sui prodotti, o magari le fatture ‘alla vecchia maniera’ (molto più chiare), eccetera. Mettete il pallino sulla riga che volete vedere e cliccate ‘Visualizza’ per aprire il relativo documento.

Gli altri file di solito potete tranquillamente dimenticarveli.

Attenzione, il pallino verde nella tabella non significa che il documento di quella riga sia corretto, ma solo che esiste. Ad esempio, Sicoge acquisisce in automatico il DURC, per cui cliccando sull’icona relativa potrete vederlo in pdf, ma il fatto che ci sia il pallino verde non significa che il DURC sia regolare!

Verificate se la fattura è completa (importantissima l’indicazione del CIG giusto, l’IVA in scissione ove prevista…) e con l’importo corretto.

A seconda del risultato di questi controlli, potete decidere di accettare o rifiutare la fattura.

Segue: come accettare una fattura elettronica su SICOGE

Segue: come rifiutare una fattura elettronica su SICOGE

Uno schema della procedura di visualizzazione, accettazione e rifiuto è disponibile nella pagina Schemi e modelli

 

Per restare informati sui prossimi articoli, iscrivetevi alla newsletter!

 

Licenza Creative Commons
Quest’opera è distribuita con Licenza Creative Commons Attribuzione – Non commerciale – Condividi allo stesso modo 4.0 Internazionale.

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *

Questo sito usa Akismet per ridurre lo spam. Scopri come i tuoi dati vengono elaborati.