In un altro articolo abbiamo visto come gestire le note di credito su Sicoge e tra le varie possibilità offerte dal sistema abbiamo visto che esiste anche la “dichiarazione di pagamento-chiusura debito”. Vediamola in dettaglio.

A cosa serve la “dichiarazione di pagamento-chiusura debito”

Questa funzione di SICOGE serve ad eliminare dal database documenti contabili (note di credito, ma anche fatture!) che sono stati compensati (se si parla di fatture, pagati) al di fuori di SICOGE (attraverso altri sistemi contabili) da noi o da altri soggetti, o che sono comunque stati annullati.

Lo scopo è far sì che non compaiano più tra i documenti “aperti”.

La procedura è simile a quella di associazione contabile (ma più lunga) e presuppone l’avvenuta registrazione della nota di credito-fattura.

Nelle schermate che userò come esempio, si tratta di una fattura con un importo che eccede di 0,02 € la disponibilità del capitolo, l’impresa ha rinunciato a questa piccola somma  quindi voglio far sparire la fattura (che ancora compare per 0,02 €) dai documenti da pagare. Se volessi togliere una nota di credito la procedura sarebbe uguale.

La procedura

Andiamo in Contabilità economico-patrimoniale-Operazioni di gestione-Documento contabile-Dichiarazione di pagamento/chiusura debito

Fatto questo, clicchiamo “Inserimento”.

 

 Nella pagina che si aprirà, dovremo scegliere nella tendina “Associati a fondi di bilancio” se la fattura-nota di credito da eliminare è stata registrata indicando un capitolo di spesa, “Non associata a fondi di bilancio” se in fase di registrazione invece di mettere un capitolo è stata usata la “LISTA ALTRO” (altrimenti la nostra ricerca non produrrà nulla). Sceglieremo fornitore o IVA a seconda di cosa intendiamo cancellare

quindi “Continua.” Con la consueta funzione di ricerca facciamo quindi comparire tutte le fatture/note con importi ancora aperti. Se sono troppe, basterà inserire il nome del fornitore che ci interessa, così compariranno solo i suoi documenti. Selezioniamo e clicchiamo “Aggiungi” per includere tutti i documenti contabili che  vogliamo chiudere, quindi “Prosegui”.

Si aprirà quindi la pagina della dichiarazione di chiusura, in cui dovremo indicare gli estremi del pagamento/compensazione:

La chiusura si può fare solo quando l’importo totale della ‘dichiarazione’, sommando tutti i documenti selezionati, è superiore a 0 €.

Nella tendina “Tipo dichiarazione” potremo scegliere varie opzioni, tutte identiche nelle maschere da riempire, cioè Pagamento, Chiusura debito, Penali, Tassi di cambio, Fondo scorta. In genere per far sparire fatture e note si sceglie Pagamento.

Dovremo quindi inserire i dati di chi ha fatto il pagamento, la data e il numero del mandato (se li abbiamo) oppure le motivazioni per cui chiudiamo la fattura/nota di credito. Tutti i campi gialli sono obbligatori!

Il pulsante “Calcola” in alto è utile per ricalcolare l’importo che si chiude se è stata pagata/compensata solo una parte della fattura/nota e non tutta. In tal caso, bisogna cambiare l’importo in basso nel campo giallo in ‘importo dichiarato’ accanto alla fattura voluta, poi si clicca “calcola”.

Fatto questo, basterà cliccare “Conferma dichiarazione” per completare la procedura.

Se è stato commesso un errore, con la funzione “Cancellazione” si può rimediare.

Per vedere anche in un secondo memento quali e quante chiusure sono state fatte, si può usare “Interrogazione”.

 

 

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