Come eliminare fatture e note di credito dallo stock del debito sulla PCC

Come eliminare fatture e note di credito dallo stock del debito sulla PCC

Abbiamo già visto come entro il 31 dicembre 2018 le pubbliche amministrazioni siano tenute ad allineare il loro debito effettivo con quello presente sulla Piattaforma dei Crediti Commerciali (o Piattaforma di Certificazione dei Crediti). Uno dei passaggi fondamentali per conseguire questo risultato è eliminare le fatture e le note di credito di pari importo che risultassero ancora aperte (non “lavorate”) perché non sono state gestite correttamente sui vari programmi di contabilità al momento della loro eliminazione. Oggi vedremo proprio come abbinare fatture e note di credito sulla PCC.

Questa procedura comunque si può utilizzare anche per eliminare singole fatture che per qualunque motivo vogliamo che risultino gestite.

Avvertenza: la procedura funziona anche se nei saldi che concorrono al calcolo dello stock le note di credito figurano col segno meno. Probabilmente non funziona per gli uffici SICOGE, perchè tutte le comunicazioni devono passare attraverso quel sistema.

Per prima cosa entriamo nella piattaforma, poi nel menu Fatture andiamo in ricerca fatture

e cerchiamo i documenti che ci interessano (ad es. coi dati del fornitore, se sono molte selezioniamo lo “Stato” “ricevuta” così non mostrerà quelle lavorate)

Dovrebbero comparire le note di credito e le fatture corrispondenti. Nella tendina “Azioni”, prima scegliamo “Contabilizza”

quindi, nella finestra che si apre da sola, scegliamo di nuovo “Contabilizza”

Si apre così una nuova finestra, in cui dovremo inserire tre valori:

  • nella tendina “Stato del debito” dovremo scegliere “Debiti non liquidabili o extra PCC”

  • nella tendina accanto, “dettaglio”, dovremo scegliere “debiti non riconosciuti”

  • nel campo “Importo”, se c’è scissione pagamenti, scriveremo SOLO l’imponibile, altrimenti il totale.

Gli altri campi lasciamoli in bianco, quindi clicchiamo “Simula” in basso a destra.

Fatto questo, se nel riepilogo che appare è tutto corretto, clicchiamo “contabilizza”

Uscirà un popup di conferma, il documento da questo momento risulterà “lavorato” e non concorrerà più alla formazione dello stock del debito.

La procedura è identica per fatture e note, dovremo ripeterla per ogni documento che vogliamo togliere dallo stock.

Attenzione, se anche abbiamo più documenti dello stesso fornitore dovremo effettuare la procedura uno per uno! Non si può fare cumulativamente, perché quando si selezionano più documenti con la spunta dopo la ricerca, scompare la tendina che permette di contabilizzare e resta solo –in alto- quella per il rifiuto

Quindi bisogna lavorarle una per volta. In alternativa si può fare la comunicazione massiva caricando il mod. 003.

 

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18 Comments

  1. Salve, sto seguendo le sue istruzioni utilissime, vorrei sapere cosa fare se trovo delle fatture esempio anno finanziario 2018 non pagate, per eliminarle comunque dallo stock debito, posso seguire comunque l’iter sopra indicato?

    simona
    1. Direi di sì, ciò che è contabilizzato come non liquidabile non dovrebbe entrare nel conteggio del debito (anche se ultimamente la PCC dà un pò i numeri..)

      FunzionarioAmministrativo
      1. Ma la procedura è da utilizzare anche se la fattura risultata in stato lavorata …. però seguendo tale procedura al simula da un allert che dice” stai contabilizzando più dell importo operativo del documento contabile”… si deve procedere lo stesso oppure per le fatture LAVORATE si deve seguire un’ altra procedura per toglierle dal debito?sicuramente è un errore della pcc… ma come si risolve?

        Vittoria
        1. Se una fattura è lavorata non è parte del debito. Se però è stata pagata dopo il 1 gennaio, nello stock al 31 dicembre è corretto che ci sia. L’unica altra procedura che mi viene in mente è quella di ‘escludi dallo stock’ di cui conto di parlare a breve, accessibile (utenza del responsabile) da Ricognizione del debito e chiamata Esclusione fatture debiti….

          FunzionarioAmministrativo
    1. Credo che se in PCC risulta come nota di credito e non come fattura, non faccia differenza il segno meno. Comunque se deve compensare nota e fattura può anche semplicemente fare la chiusura dei due documenti.

      FunzionarioAmministrativo
    1. Salve, mi sono accorta che alcune fatture del 2018 le ho inserite erroneamente come note di credito, per cui non c’è il mandato di pagamento nel dettaglio e l’importo pagato risulta 0. Come posso rimediare a questo errore? si può modificare inserendo il mandato di pagamento? Grazie

      elisa
  2. buonasera,
    anziché registrare il pagamento di una fattura erroneamente è stata chiusa, come faccio a revocare la chiusura e a lavorarla correttamente?
    grazie

    Salvatore
    1. Se l’ha chiusa come “Non Liquidabile”, la può riaprire attraverso una nuova contabilizzazione. Altrimenti la riapertura può essere effettuata attraverso uno storno del pagamento, così il documento si troverà nello stato “In Lavorazione”. Questo non vale per le Amministrazioni in regime Siope+ e alle Amministrazioni SICOGE.
      Per le Amministrazioni Siope+ le modifiche devono avvenire tramite OPI di variazione e in via eccezionale possono essere applicate le regole sopra descritte previo inserimento della dichiarazione di eccezione della registrazione dei pagamenti. Le Amministrazioni SICOGE non possono avvalersi delle sopra descritte modalità in quanto i dati sono trasmessi esclusivamente dal sistema SICOGE.
      In questi casi le consiglio di aprire un ticket con l’assistenza.

      FunzionarioAmministrativo
  3. Buongiorno e grazie per tutte le informazioni utili che ho avuto modo di reperire grazie a questo sito! Ho tentato di chiudere le fatture che risultano “ricevute” seguendo le sue indicazioni ma la tendina “azioni” è attiva solo per le prime tre voci in elenco (seleziona, visualizza e dettaglio, anche rifiuto è attiva ma po all’atto pratico inutilizzabile), quindi non posso fare praticamente nulla. Ma non ne capisco la ragione. Ho anche provato a esportare i dati nel modello 003 per la chiusura massiva e a ricaricarli seguendo l’iter del caricamento massimo ma mi dà sempre errore di validazione, pur non avendo apportato alcuna modifica ai file (l’azione che risulta all’interno ossia “CH” è impostata dal sistema). Non so come uscirne… mi può spiegare per quale motivo? Le fatture che creano debito sono state quasi tutte già pagate da anni ma l’unico modo per rilasciare la dichiarazione di assenza di posizioni debitorie è utilizzare la funzione di esclusione che però mi appare come un escamotage temporaneo. Vorrei sistemare una volta per tutte. Anche le linee guida in pdf non sono utili…

    Ilaria
    1. Salve, mi viene da pensare che ci sia un qualche blocco a monte, magari dovuto al suo ente (usa Siope? Sidi? Sicoge?). Certo è strano perchè anche agli uffici sicoge la chiusura è attiva.
      Dovrebbe cercare di capire perchè le esce un errore di validazione del mod.003. Scarichi l’esito e guardi nel file la motivazione. Se è solo una fattura che blocca il file, la elimini e ricarichi il file, altrimenti da quello forse si capisce perchè glielo scarta e può agire di conseguenza.
      Temporaneamente l’esclusione dal debito può risolvere il suo problema, ma come notava non è una soluzione definitiva. Può aprire un ticket con l’assistenza per capire come muoversi, ultimamente rispondono abbastanza in fretta.

      FunzionarioAmministrativo
  4. Lei è davvero una fonte. Ho pensato anche io ad un blocco. Noi usiamo Sicoge e ho sempre pensato che dovesse transitare tutto da Sicoge a PCC ma di fatto le due piattaforme dialogano in maniera discontinua. Comunque, ho insistito a caricare il mod. 003 correggendo il tiro in base a ciò che mi veniva segnalato nell’elaborazione e l’errore che mi appare ormai insormontabile, a meno che non intervenga l’helpdesk, riguarda proprio il collegamento a Sicoge: ” le fatture non possono essere modificate perché associate ad un ufficio Sicoge”. Allora mi chiedo: se le cose stanno così, significa che PCC dovrebbe recepire tutto ciò che avviene su Sicoge e che noi, di conseguenza, non dovrebbe effettuare delle operazioni “doppione” su PCC. Eppure non è così se continuo a trovare fatture che costituiscono debito, pur essendo state pagate…sbaglio? Entro con l’utenza del responsabile della PCC quindi dovrei avere lo spettro più ampio sulle funzioni ma niente da fare…
    Se ha altri suggerimenti, li accetto molto volentieri e la ringrazio per questo sito che ho scoperto solo in questi giorni ma che è ormai parte dei miei “preferiti”. Buon lavoro e buona giornata!!

    Ilaria
    1. Infatti è così, gli uffici Sicoge non dovrebbero fare nulla e tutto dovrebbe quadrare da solo. A volte però si inceppa qualcosa e lì sono dolori perchè manualmente diventa difficile fare qualunque cosa. Comunque è più facile che capiti per le note di credito e le fatture bloccate mentre se il pagamento c’è stato, la fattura deve passare in stato ‘lavorata’ e dal lunedì successivo non costituire più debito. Se questo non avviene, scriverei all’assistenza della PCC per chiedere cosa fare. Loro sono del MEF e forse riescono a vedere che problema c’è anche su sicoge. Comunque spero che Sicoge vada in pensione quanto prima.

      FunzionarioAmministrativo
    1. Dipende dal sistema che usa. Gli enti che usano SIOPE+ ad es. devono inviare un’eccezione di pagamento (se non sbaglio, non uso quel sistema). Se va sulla home della piattaforma, nella sezione faq può scaricare le guide per la PA, ricordo che c’è un paragrafo che parla di questo argomento. Se non tratta del suo caso specifico, chiami il call center. In questo periodo dell’anno è abbastanza facile prendere la linea.

      FunzionarioAmministrativo

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