Come visualizzare i beni in carico su INIT

INIT notoriamente è un sistema poco intuitivo ed è facile perdersi fra le molte “tile” (i riquadri con le varie funzioni) dai nomi a volte incomprensibili o fuorvianti. In questo articolo vi mostrerò in che modo è possibile visualizzare ed esportare l’elenco dei beni in carico, e come interpretare le principali colonne della tabella che INIT ci propone.

Una premessa

Prima di addentrarci nella procedura ci tengo a fare una indispensabile premessa, per evitare che dopo aver estratto l’elenco dei beni qualcuno vada nel panico perchè non gli corrispondono i numeri o i valori rispetto a quelli del precedente sistema (GECO o altro).

Come comunicato fugacemente dalle circolari MEF, in INIT non c’è più distinzione tra beni mobili e durevoli (anche se normativamente la distinzione non sono ancora riusciti ad abrogarla, quindi INIT stesso la ripropone in varie tile).

Il registro è unico, gli ex beni durevoli sono automaticamente confluiti al 1-1-2022 (almeno, per chi è migrato a INIT nel primo gruppo di uffici ex-GECO, chi è stato attivato dopo presumo che parta dalla data di migrazione) nel registro dei beni mobili. Quindi è normale che di default INIT ve li mostri nella stessa lista (se non inserite filtri per separarli).

Altrettanto normale è che i beni durevoli abbiano valore zero, perchè il valore degli ex BD è stato azzerato automaticamente al momento del loro ingresso in INIT, e che il valore dei beni mobili cambi durante l’anno. L’ammortamento infatti non avviene più ad opera dei consegnatari a fine anno con emissione di un buono che ‘scarica’ il valore dell’ammortamento, ma viene compiuto automaticamente dal sistema mese per mese (1/12 al mese) dal momento di presa in carico. Quindi se oggi vedete un certo bene con un certo valore e tra qualche mese il valore è diverso, non è un errore ma è giusto così.

Come visualizzare i beni in carico su INIT

Fatta questa premessa, come vedere l’elenco complessivo dei beni in carico?

Visualizzare l’elenco BM e BD

Selezionare il pulsantone (‘tile’) “Elenco beni mobili e durevoli IQ09” e nella videata che si apre,  cliccare “Eseguire” in basso a destra, senza inserire alcun tipo di filtro.

INIT restituirà una tabella molto vasta (potete vedere tutte le colonne scorrendo verso destra la barra orizzontale che c’è in basso) che contiene tutti i beni mobili e durevoli del vostro ente.

Potete ordinare e modificare a piacere la visualizzazione della tabella come per ogni altra visualizzazione di INIT. Potete farvi aiutare dai vostri colleghi che lavorano con le fatture, vi spiegheranno sicuramente come usare in modo proficuo le freccette di ordinamento e il tasto ‘filtra dati’.

La tabella comprende un sacco di informazioni utili ai consegnatari, tipo il numero di inventario (sì, è diventato molto lungo, è quello della colonna “numero inventario”, non “numero attrezzatura”!), la descrizione e l’ubicazione di ogni bene. Se vedete una data nella colonna ‘DataDisat’ significa che il bene è stato ‘disattivato’ ossia messo fuori uso, rottamato ecc.

Include anche un sacco di dati di utilità assai limitata, tipo il codice CPV e SEC. Quest’ultimo può essere utile in caso di incongruenze rispetto ai beni che avevate su GECO per capire dov’è l’errore.

Incomprensibilmente (per i consegnatari, evidentemente per chi ha realizzato il programma è un dato inutile), questa interrogazione non restituisce il valore dei beni.

Visualizzare i valori di BM e BD

Per vedere il valore dei beni, bisogna usare altre due tile, ossia “Stampa dotazione attuale”, effettuando l’operazione separatamente per i BM e i BD. Non chiedetemi perchè hanno unito i beni ma questa stampa li considera ancora diversi, forse per via della chiusura di fine anno.

Anche se le tile sono diverse, la videata che ci viene mostrata è identica.

La maschera di selezione prevede obbligatoriamente la selezione di una categoria, quindi scrivete 1 o quello che vi interessa, e cliccate Eseguire in basso a destra.

Ovviamente, per ogni categoria dovrete ripetere l’interrogazione.

ATTENZIONE: attualmente a me il sistema restituisce un pdf con tutti i valori uguali a zero. Fino al 31 dicembre non era così, i valori si vedevano, penso che sia un bug dovuto al cambio di anno e penso che lo sistemeranno a breve. Effettivamente è giusto che INIT segnali che c’è un problema di data, perchè dobbiamo ancora chiudere l’anno vecchio (come se non lo sapessimo!), ma non c’è un campo data da poter modificare, quindi non si può chiedere la stampa al 31-12-22 e per ora siamo bloccati. Spero che presto il problema sia sistemato e sia nuovamente possibile visualizzare i valori dei beni.

In ogni caso, dopo un pò comparirà un popup con un pdf contenente l’elenco dei beni e il loro valore. Qui a differenza della tile IQ09 non è possibile modificare quello che INIT ci mostra, ordinare in modo diverso le righe ecc. E’ solo una tile di pura stampa come tutte quelle con l’iconcina della stampante.

Digressione:

Vari mesi fa l’assistenza mi aveva detto che stavano valutando di creare un’altra interrogazione tipo IQ09 specifica per i valori, ma a mesi di distanza non mi pare che l’abbiano ancora realizzata. In compenso i programmatori hanno realizzato un sacco di cose che interessano esclusivamente il MEF (per i loro conteggi di contabilità economica). Ora, nessuno discute l’essenzialità di ratei risconti e fatture da ricevere per la correttezza del bilancio del Paese, ma se i consegnatari non sono messi in grado di lavorare saltano i conteggi del patrimonio, che mi pare sia altrettanto importante. Spero che qualcuno in via XX settembre prima o poi se ne renda conto.

Visualizzare i BFC

Per visualizzare l’elenco dei beni di facile consumo bisogna selezionare la tile “Lista beni di facile consumo.

Questa interrogazione è molto utile sia perchè ci mostra i beni caricati e la giacenza, sia perchè ci mostra tutte le anagrafiche già presenti nel sistema (sì, lo so che esiste la specifica interrogazione anagrafiche…).

Anche qui consiglio di procedere cliccando ‘Eseguire’ senza mettere altri filtri, ma nulla vi impedisce di delimitare la ricerca con descrizione o altro.

Il risultato sarà una tabella come quella dei beni mobili e durevoli, anche qui dovete scorrere verso destra per vedere tutte le colonne.

Come esportare l’elenco dei beni in carico su INIT

E’ possibile esportare l’elenco dei beni in carico (non l’elenco dei beni col valore, per quanto ne so) in un formato ‘lavorabile’.

Per far questo, effettuate l’interrogazione dalla tile “Elenco beni mobili e durevoli IQ09” come illustrato sopra. Nella tabella che esce, cliccate su un rigo qualunque col tasto destro del mouse.

Comparirà questa tendina:

Cliccate sull’ultima voce, “Foglio elettronico”.

Comparirà questo popup:

Qui potete selezionare il tipo di file che volete esportare (io mi trovo bene con l’ultima voce). Mettete il pallino e cliccate Continuare, dopo qualche secondo sarà scaricato sul vostro pc un file dal nome lunghissimo e incomprensibile. Rinominatelo così non rischiate di perderlo, apritelo, e lavoratelo come volete.

Suppongo che abbiano scelto questi formati di esportazione perchè sono formati ‘aperti’, ma a molti potrebbero risultare estensioni misteriose e qualcuno potrebbe essere intimidito da questi codici strani.

A chi ha paura dico “non preoccupatevi!”, ricordate che state solo ESPORTANDO un file, e questo non può provocare nessun tipo di danno ai dati presenti in INIT, non c’è nessun pericolo. Inoltre il vostro computer dovrebbe avere già un programma predefinito per aprire ognuno di questi file (in genere o Excel o Openoffice Calc).

Quindi, sperimentate l’esportazione senza alcuno scrupolo. Provate a scaricare ciascuno dei formati disponibili, apritelo e vedete quale si visualizza meglio (se excel vi dice che l’estensione non le piace, non fateci caso, ditegli di aprirlo lo stesso e vedete che succede) e quando avrete trovato un formato che vi convince, potrete anche memorizzarlo spuntando il quadratino “Usa sempre…” così all’esportazione successiva uscirà già nel modo che vedete meglio.

ATTENZIONE: l’esportazione dei file funziona allo stesso modo in tutte le tabelle INIT che somigliano a questa tabella, a patto che nella tendina  del tasto destro del mouse ci sia la voce ‘foglio elettronico’. 

E’ possibile limitare le colonne da scaricare,  cliccando sul nome della colonna col tasto destro del mouse poi scegliendo ‘Nascondere’, così come è possibile selezionare solo alcune righe da esportare spuntando i quadratini corrispondenti. Tuttavia io trovo molto più pratico esportare tutto poi modificare il file con excel sul mio pc.

 

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