Registrare una fattura su Sicoge. Parte 4.
Segue dalla parte 3, “Dati contabili”
L’imputazione del costo è sicuramente la parte più macchinosa della procedura di registrazione delle fatture. Una volta completata quella sezione, però, il lavoro non è ancora finito. Restano due sezioni da compilare.
Dati di pagamento
La sezione dati di pagamento serve ad indicare quali fondi useremo per pagare la fattura. In questo esempio consideriamo una fattura da pagare su fondi del bilancio dello Stato, in contabilità ordinaria. Notate che accanto a “Importo associato a fondi di bilancio” la cifra è zero. Dobbiamo indicare a quale capitolo di bilancio vanno imputati netto e IVA. Per far questo dovremo usare i pulsanti sulla sinistra qui indicati:
Useremo “Cerca su OA” se abbiamo già ricevuto l’ordine di accreditamento per il pagamento, mentre useremo “Cerca” se non ci sono ancora stati accreditati i fondi; in questo caso indicheremo solo il capitolo e piano gestionale. Nella schermata che si apre, è sufficiente usare le maschere di ricerca del capitolo, ignorando le altre.
Se non siamo sicuri di quale capitolo utilizzeremo per il pagamento non dobbiamo preoccuparci. Anche se registriamo il costo su un capitolo o anche su un OA specifico, infatti, non siamo vincolati a pagare veramente la fattura su quel capitolo o OA: potremo sceglierne un altro al momento dell’emissione dell’ordinativo, senza dover prima cambiare la registrazione fatta. Possiamo anche scegliere più capitoli e dividere la spesa su di essi, ma in questo caso metteremo tutto su un solo capitolo. Una volta trovato quello che ci interessa, confermiamo. Sicoge ci riporta alla schermata 1, in cui sono comparse le scelte di capitolo fatte e due campi per gli importi, vuoti.
Il modo più rapido per procedere è ricopiare in ciascuno dei campi vuoti gli importi riportati nelle due righe sopra (nell’esempio 100, 83 per il netto e 22,18 per l’IVA) poi cliccare “importo associato a fondi di bilancio”.
Come vedete, l'”importo associato a fondi di bilancio non è più zero. Anche se scegliete più capitoli diversi, dovete assicurarvi che l’intero importo sia ripartito tra di essi! Fatto questo, potete passare all’ultima sezione.
Lo scadenzario
L’ultima sezione da compilare è molto semplice. Si tratta dello “scadenzario”, introdotto a seguito del DPCM 22 settembre 2014, che ha disposto a partire dal 2015 la pubblicazione del c.d. “Indice di tempestività dei pagamenti”. Come sappiamo, le PA devono (dovrebbero) pagare i loro fornitori entro 30 giorni dal ricevimento della fattura (fa fede la data assegnata automaticamente dal protocollo del Sistema di Interscambio) e tramite il loro sito web devono rendere noto se hanno rispettato il termine o meno. Sicoge calcola in automatico l’indice, considerando come scadenza delle fatture per impostazione predefinita 30 giorni da quella data. Tramite lo scadenzario dovremo confermare o modificare la data di scadenza proposta, così che Sicoge possa tenere conto di eventuali problemi quando elabora l’indice. Non barate!! Le modifiche sono giustificate solo se ci sono ragioni oggettive per spostare la scadenza in avanti (la mancanza di cassa NON è una ragione valida). La schermata che vedremo è questa:
Mettiamo il pallino e clicchiamo su Conferma. (Inserisci serve se vogliamo inserire una scadenza ulteriore, ad es. se vogliamo suddividere il pagamento in più rate. In questo caso dovremo mettere l’importo a cui si riferisce ogni scadenza.)
Qui come vedete possiamo cambiare o confermare la data proposta. In entrambi i casi si deve cliccare su “Aggiorna”. L’intero importo netto della fattura dovrà essere imputato alla scadenza (o alle scadenze) disponibile, per cui dovere accertarvi che la cifra indicata in basso accanto a “importo da imputare” diventi zero. Se è una cifra negativa significa che avete indicato anche l’IVA, e non va bene. Correggete altrimenti alla fine Sicoge vi segnalerà un errore bloccante. Fatto questo, non resta che completare la registrazione.
Segue: la conclusione della registrazione
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Salve in caso di penali da applicare alla ditta dove si agisce: sulla registrazione e contabilizzazione della fattura oppure quando si genera l’. Os, in quest’ultimo caso come si chiude il debito residuo?
La procedura corretta prevede l’emissioen di una nota di credito per l’importo della penale. Se l’impresa non dovesse emetterla, si deve pagare la fattura per la parte dovuta e eliminare il resto con la funzione “dichiarazione di pagamento-chiusura debito”
Salve, mi risulta che la penale a sanzione di un qualche inadempimento contrattuale debba essere comunque versata in Tesoreria (capo XVI cap. 3580/3). Quindi la soluzione dovrebbe essere quella di indirizzare parte del pagamento al Tesoro. Il problema è che in SICOGE non sembra essere prevista una voce nel Tab ritenute utilizzabile con causale penale. Qualcuno può verificare questa informazione?
Buongiorno, la modifica dei 30 giorni nello Scadenziario è contemplata nel caso di Durc in verifica e poi irregolare (30 giorni durc in verifica e poi irregolare + 20 giorni di attesa nei quali la Ditta può procedere a sanare il debito + 30 giorni circa di attesa di risposta dell’Ente Previdenziale)?
Sì, la sospensione dei termini di pagamento è prevista per il caso di durc irregolare, perchè il ritardo nel pagamento non è colpa dell’ufficio pagatore.
Tuttavia nel modulo di Contabilità economico patrimoniale esiste una funzione detta “Sospensione dei tempi di pagamento” che consente di gestire la registrazione sul SICOGE del periodo in cui l’importo fatturato è inesigibile così da escluderlo dal computo dei giorni effettivi ai fini del calcolo dell’indice di tempestività dei pagamenti. La registrazione di tali periodi consente di calcolare i tempi di ritardo di pagamento, anche senza alterare la data di scadenza prevista per il pagamento della fattura.
Questa funzione è stata pensata per i casi di contestazione o contenzioso o d’interventi di leggi speciali, ma ritengo possa essere usata anche in caso di intervento sostitutivo, perchè anche in quei casi la somma è inesigibile. Veda lei se intervenire sullo scadenzario o usando questa funzione (c’è un manuale apposito in sicoge)
Buongiorno, un piccolo problema su una fattura emessa, molto semplice importo ed iva senza altri pagamenti, dovrei solo scorporare o meglio non pagare la marca da bollo di 16 euro che la ditta non ha fornito per la firma del RdO al MEPA. come posso fare??? Grazie
Può insistere con la ditta perchè le invii la marca da bollo. Se proprio la ditta non ne vuol sapere, formalizzi la decisione di trattenere la somma dall’importo a loro dovuto e la versi lei. Sul modo, ci sono due strade.
1) La più lineare ma lunga è l’inseririmento del bollo manualmente, quando registra il costo, nella sezione Ritenute. Di base sicoge le dirà che non c’è nessun bollo nel documento, allora lei dovrà mettere il pallino in Applica bollo=Sì e poi cercare il bollo e scrivere l’importo. Alla fine della registrazione dovrebbe vedere la riga del bollo. Quindi dovrà versarlo con buono di versamento dopo il pagamento del netto.
2) in alternativa, può trattenere i 16 euro al momento del pagamento alla ditta poi “accumulare” il bollo (c’è una funzione apposita per forzare l’accumulo ma non ricordo dove sia) e versarlo. Molto meglio la soluzione 1.
Se possibile insista con la ditta.
Buongiorno, ho ricevuto due fatture del gas sul sicoge , con ” per questa bolletta non cè nulla da pagare”, Il sistema Sicoge non mi consente di rilevare il documento contabile. Come fare , visto l ‘importo zero?
Rosanna
Può usare o la funzione “eliminazione documenti contabili” o “chiusura definitiva”, di cui parlo in questo articolo
Buongiorno…ho un problema con una fattura elettronica! La ditta ha trasmesso la fattura e il SDI la trasmette al Sicoge! Al Sicoge non arriva…..ritrasmessa più volte ma niente….al Sicoge non arriva e io non so come pagare questa fattura! Esiste un sistema per inserire questa fattura elettronica al sistema Sicoge in modo manuale? Grazie!
Se a Sicoge non arriva la cosa più probabile è che usino un codice ufficio/codice univoco sbagliato. A quel punto la fattura o finisce a qualcun altro o viene scartata perchè il destinatario non esiste.
Se non è così, potrebbe essere scartata a monte dallo SDI perchè ha qualche errore. La ditta dovrebbe controllare se ha ricevuto notifiche di scarto (molte ditte neppure sanno dove cercarle) e la causale (possibilmente con la sua software house, quella del gestionale), perchè se l’errore è loro lei non può farci nulla e la fattura per l’Agenzia Entrate non esiste, con tutto quel che ne consegue anche ai fini IVA.
L’unico modo per vedere se la fattura è regolare è cercarla sulla PCC (piattaforma dei crediti commerciali). Se lì c’è, allora il problema è di Sicoge e a quel punto può o ricopiarsela manualmente come fosse un documento cartaceo avendo cura di registrare poi il pagamento sulla PCC (soluzione di ripiego) o chiedere supporto ai suoi referenti per farla importare da loro e pagarla normalmente (opzione migliore).