Abbiamo visto in altri articoli cos’è il SOP, Speciale Ordine di Pagamento e illustrato la sua procedura di emissione su SICOGE. L’emissione però non conclude assolutamente l’iter di pagamento. Vediamo ora come completare lo Speciale Ordine di Pagamento. Dato che da un pò di tempo non mi capita di emettere SOP, l’immagine l’ho presa dal manuale online, a cui vi rimando.

L’inserimento dei documenti nel fascicolo elettronico

Come abbiamo detto, il SOP è soggetto a controllo preventivo da parte delle Ragionerie dello Stato o degli Uffici Centrali di Bilancio. Perchè questi enti possano svolgere la loro attività di controllo bisogna quindi trasmettere loro la documentazione giustificativa del pagamento.

Dato che tutto l’iter del SOP è stato dematerializzato, anche questa fase si svolge interamente su SICOGE. Vediamo come.

Cliccando su “Speciale ordine di pagamento-Gestione fascicolo elettronico” si aprirà una maschera in cui cercare il SOP per numero, capitolo ecc. Trovato il SOP voluto arriveremo alla pagina del “Fascicolo” del SOP, che in questa fase è vuoto.

Bisogna allora cliccare in basso su NUOVO. Arriveremo a una schermata in cui è possibile inserire i documenti.

Schermata upload

Con ‘Sfoglia’ si va a cercare il file sul computer. Il campo descrizione serve per illustrare sinteticamente cosa si sta caricando, il tipo documento serve per indicare a che categoria appartiene il documento. Tutti e tre i campi sono obbligatori.

Ovviamente non è obbligatorio inserire tutti i tipi di documenti previsti nel menu a tendina, ma solo quelli adatti al caso specifico. Con Invia documento si carica il file a sistema. Ripetete la procedura per ogni file da trasmettere.

Molte Ragionerie, vista la delicatezza di questa procedura, vogliono solo file firmati digitalmente. Alcune chiedono specifiche dichiarazioni aggiuntive (es. di non essere stati pagati alla data X da parte del creditore). Prima di completare l’invio informatevi in Ragioneria per non vedervi respingere il SOP per documentazione carente.

L’invio alla firma

Una volta completato l’inserimento dei documenti, si può procedere con il passaggio successivo, molto semplice, l’invio alla firma. Nel menu ‘Speciale ordine di pagamento’ c’è il link apposito, “Invio alla firma”.

Basta cercare il SOP come sempre e si aprirà una pagina di riepilogo in cui si possono ricontrollare i dati e documenti inseriti. Se va tutto bene, cliccando “Esegui” il SOP passa allo stato “inviato alla firma” e viene trasmesso al Funzionario Delegato. Non è più possibile caricare altri documenti nel fascicolo.

Firma ed invio del SOP

Esclusivamente dall’utenza del FD, andare sotto “speciale ordine di pagamento” e scegliere “Firma ed invio in Ragioneria”.

Bisogna cercare il SOP come al solito e cliccare Esegui in basso. Sicoge richiederà la firma digitale e il PIN come per un ordinativo normale. Avvenuta la firma, il SOP passa allo stato “firmato” e sarà trasmesso con il relativo fascicolo alla sera alla Ragioneria. Ricordate di stampare il PDF del SOP!

Eventuali rettifiche o richiami potssono avvenire solo entro lo stesso giorno. Una volta avvenuto l’invio, in caso di problemi occorre rivolgersi alla Ragioneria. Quest’ultima effettuerà i controlli e sbloccherà il pagamento.

L’ultima incombenza rimasta è la trasmissione alla Direzione Generale competente di tutti i documenti (incluso il pdf del SOP e la videata di avvenuta estinzione) in modo che possano sistemare l’anticipo.

Quando Roma provvederà dovremo compiere una operazione su Sicoge, “l’emissione di un OS di ripianamento”. Ma questo è argomento per un altro articolo.

 

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