Negli ultimi giorni una notizia inaspettata ha turbato i funzionari contabili di mezza Italia. Un annuncio su Sicoge, poi inviato via mail a tutti gli utenti, ha annunciato la partenza del “sistema INIT” della Ragioneria Generale dello Stato, addirittura dal 1 gennaio 2021.

La mail era accompagnata da un logo accattivante e un payoff autorevole (“Governare la contabilità pubblica”), ma non diceva assolutamente nulla di concreto (cosucce banali tipo cos’è, a cosa serve, dove si trova).

sistema INIT della Ragioneria Generale dello Stato
Il payoff contenuto nella mail arrivata a tutti

Comprensibilmente, la curiosità ha scatenato la ricerca alle notizie, accompagnata dal timore che suscita inevitabilmente una novità annunciata come così vicina. Su internet però non si trovava nulla.

Niente paura, ci sono qui io a spiegarvi (almeno un pò) in cosa consiste questo “sistema INIT” e come ci cambierà il lavoro.

Perchè nasce INIT

Attualmente in Italia ci sono decine di programmi che gestiscono i processi contabili delle pubbliche amministrazioni. I Ministeri usano CONTECO e SICOGE per la contabilità economica e finanziaria, le Ragionerie usano il sistema SPESE per controllare i rendiconti e SIE (Sistema Informativo Entrate) per gestire le entrate (dall’accertamento  al versamento), i consegnatari usano GECO e PIGRECO ecc. per gli inventari dei beni mobili, poi ci sono gli applicativi relativi ai bilanci e così via per decine di altri software.

Sono come tanti silos ognuno dei quali ha dentro di sè tutto quanto gli occorre, in una logica “verticale”.

Tutti questi programmi inevitabilmente si parlano, scambiando continuamente dati, ma per far questo consumano banda e risorse di memorizzazione, aumentando il rischio di errori e creando ridondanze. Pensate ai rendiconti: nascono su Sicoge poi sono caricati su Spese per consentire il controllo, quindi lo stesso dato viene scritto due volte su due memorie diverse. In altri casi ci sono programmi che obbligano a riscrivere parte dei dati già presenti altrove.

INIT si propone di superarli e sostituirli, accentrando tutto in sè. Avete capito bene. Un sistema solo, nuovo e moderno, al posto di tutto quello che conoscevamo prima. Una vera rivoluzione.

Lo scopo di INIT

Partendo dalla situazione di altissima frammentazione e specializzazione dei software  (ognuno dei quali fa una cosa sola) che ho descritto, la Ragioneria dello Stato ha utilizzato (molti) fondi europei per superare l’eterogeneità dei sistemi e ridurre la loro complessità: da tanti, si passerà ad un programma solo che racchiuderà in sè tutta la contabilità pubblica dall’inizio (i bilanci) alla fine (le spese e i controlli).

Come obiettivi INIT ha

  • l’INTEGRAZIONE MASSIMA. Da tanti sistemi si deve passare ad averne uno solo in cui tendenzialmente ci sia tutto
  • la SEMPLIFICAZIONE MASSIMA. Si devono avere meno scambi di dati, meno processi, meno necessità per l’utente di inserire dati (se il sistema li contiene già perchè li ha inseriti qualcun altro non si dovranno ridigitare)
  • mettere L’UTENTE AL CENTRO. Quello che secondo me è l’obiettivo più ambizioso di INIT è migliorare la vita di chi lo usa. Rendere meno ripetitive le operazioni, evitare all’utente di perdere tempo in digitazioni inutili, farlo “lavorare bene”. I processi vengono cambiati per essere migliorati.
  • l’UNICITA’ DELL’INVIO DEI DATI. La stessa informazione deve essere scritta una volta sola e una volta che c’è deve essere a disposizione di tutti i soggetti che ne hanno bisogno (es. se io registro una fattura per pagarla, il consegnatario ora deve riscriverla in GECO. INIT gliela dovrebbe mostrare lui)
  • l’AUMENTO DEGLI AUTOMATISMI. Meno monitoraggi da compilare, i dati sono tutti lì, potranno estrarli direttamente interrogandolo.

Chiaramente è un progetto molto ambizioso, vediamo come pensano di metterlo in pratica:

Cos’è il “sistema INIT”

INIT è (ma come vedremo, è più corretto dire sarà) un sistema unico integrato per la gestione dei processi contabili.

La logica di fondo è quella dei software ERP (enterprise resource planning) utilizzati nelle aziende private, in cui non usano programmi diversi tra magazzino, contabilità, produzione e commerciale, ma uno solo, “trasversale” a tutti i processi. Dalla logica dei programmi superspecializzati e isolati tra loro (i silos verticali di cui parlavo prima) si passa a un solo sistema ‘orizzontale’ che abbraccerà tutto quanto.

Se la logica del “privato” applicata al pubblico non vi convince, vi conforterà sapere che in Francia da anni usano un sistema con la stessa logica di fondo, e funziona bene (speriamo che la versione italiana non deluda, non sarebbe la prima volta che le cose che funzionano all’estero falliscono qua).

INIT sarà un (mega)programma che a regime andrà a sostituire oltre dieci applicativi attualmente in uso, svolgendo le funzioni che prima erano svolte da ciascuno di essi. Per far questo realizzerà una unica base di dati (o più probabilmente una serie di basi di dati) a cui l’utente attingerà attraverso un’unica interfaccia, per svolgere le varie funzioni che gli occorrono.

Per realizzare questo progetto occorre una corposa attività preliminare “dietro le quinte” per allineare le banche dati e le codifiche presenti finora: per capirci, se il programma X chiamava “rossa” una certa cosa e il programma Y chiamava “rosa” la stessa identica cosa, INIT dovrà per forza usare un termine solo (rossa, rosa o un altro ancora) per identificarla, e gli utenti dovranno sapere che quello è il nuovo nome, per tutti. Se su Sicoge Mario Rossi ha un certo indirizzo e su un altro programma lo stesso Mario Rossi ne ha un altro, ne dovrà restare uno solo.

INIT unificherà in sè tutte le anagrafiche di tutti i programmi attualmente in uso e unificherà (e sperabilmente semplificherà) il piano dei conti. Come, lo scopriremo.

Le tempistiche

Se leggere queste parole vi ha fatto scorrere un brivido di paura lungo la schiena, perchè una rivoluzione simile annunciata a due mesi dal via e con una pandemia in atto vi pare folle, o se avete un pò di sano scetticismo davanti a tante belle promesse, posso tranquillizzarvi (in parte).

Il cambiamento non avverrà tutto assieme, ma per gradi.

Inizierà la PA statale (essenzialmente i Ministeri) poi sarà esteso via via. Si prevede una platea di circa 30.000 utenti a regime.

Sono in programma quattro rilasci del programma da qui al 2023, quando -se i tempi saranno rispettati- INIT sarà veramente il software unico della contabilità pubblica italiana. Quella evidenziata sotto è la “roadmap” del programma.

INIT rilasci
La roadmap di INIT

I rilascio: gennaio 2021

Il primo rilascio, quello annunciato su Sicoge e nella mail arrivata a tutti, riguarderà la contabilità economico patrimoniale e la gestione contabile dei beni. In questa prima fase INIT sostituirà CONTECO e Sicoge per la parte economico patrimoniale.

II rilascio: seconda metà 2021

Con il secondo rilascio, a qualche mese di distanza dal primo, INIT sostituirà i programmi dei consegnatari per la gestione fisica dei beni. Quindi sostituirà GECO, PIGRECO, SIGMA DAP (usato dagli istituti penitenziari) e in parte SIPATR (programma che usano le Ragionerie dello Stato), forse anche IBIS.

III rilascio, nel 2022

Con il terzo rilascio INIT comincerà a gestire la contabilità finanziaria: si occuperà principalmente di bilancio e per quanto riguarda le Ragionerie e gli UCB comincerà a sostituire il SIE (sistema integrato entrate), un altro pò di SIPATR, SPESE, in parte il Nuovo Sistema Bilancio Finanziario (NSBF).

Per quanto riguarda gli altri utenti comincerà a sostituire Sicoge, ma solo per la parte finanziaria degli utenti ‘centrali’ dei Ministeri, senza toccare i funzionari delegati. Questo rilascio quindi -RTS a parte- dovrebbe riguardare più che altro i funzionari che stanno a monte, non quelli ‘a valle’.

IV rilascio, 2023

L’ultimo rilascio è quello che dovrebbe decretare la fine di Sicoge, poichè INIT concluderà l’acquisizione delle funzioni relative alle entrate e alle spese anche dei funzionari delegati.

Come sarà in concreto? E’ bello? Brutto? Funziona? Non ne ho idea, perchè non l’ho visto. E da quanto ho sentito, non l’hanno provato e non ne sanno niente neanche nelle Ragionerie Territoriali.

Alcune considerazioni

Quanto visto sopra è ciò che pensa di fare il MEF. Adesso aggiungo alcune considerazioni mie.

Il “claim” di INIT

Ammettiamolo, era ora. Sicuramente si sentiva il bisogno di uno svecchiamento dei software di contabilità. Siamo costretti a usare programmi lenti, vecchi, “stupidi”, che ci causano non poca frustrazione coi loro problemi e difetti. Credo che non esista nessuno, qualunque software contabile pubblico usi, che pensi che il programma che sta usando non potrebbe essere migliore di com’è.

Quello che sotto sotto ognuno di noi teme però è che il nuovo sia peggio del vecchio. Penso che tutti coloro che sono nella PA da almeno dieci anni abbiano sentito (più volte) promesse mirabolanti come quelle che ho riportato sopra, che alla fine si sono tradotte in un nulla di fatto, se non in un peggioramento del proprio lavoro. E le promesse deluse generano sfiducia sulle promesse future.

Aggiungiamo che ogni nuovo software ha bisogno di un pò di rodaggio, presenta malfunzionamenti, difficilmente all’inizio è senza ‘bug’, a meno che non sia stato adeguatamente testato prima. Ebbene, conoscete qualcuno che ha provato questa cosa? O qualcuno che conosce qualcuno che l’ha provata? Dubito. Penso che tutti ci stiamo chiedendo “tutto molto bello, ma siamo sicuri che funzioni?”

Inoltre ciò che si conosce dà sicurezza, mentre il cambiamento fa paura. In generale, se INIT sarà meno specializzato e polifunzionale, anche l’utente che lo userà dovrà necessariamente rassegnarsi a svolgere un ventaglio di operazioni più ampio di quello svolto sinora. Come, quali e quanto, lo scopriremo solo quando potremo vederlo. Tendenzialmente però suppongo che mentre prima molti di noi erano altamente  specializzati su un programma che faceva una cosa sola e non avrebbero saputo dove mettere le mani nei programmi usati dai colleghi, quando useremo tutti lo stesso software ci troveremo -forse- a fare un pò tutto tutti. Ad esempio (attenzione, questa è solo una mia ipotesi) invece di registrare la fattura poi passarla al consegnatario per la presa in carico poi continuare col pagamento quando ci viene portato il modello di presa in carico, forse tutta la procedura la svolgerà la stessa persona; o forse i passaggi saranno tutti interni a INIT, senza carte (o mail) che viaggiano tra uffici diversi. In ogni caso cambierà il nostro modo di lavorare.

Questo può essere una cosa buona o meno, può tradursi in più lavoro per i soliti pochi già oberati o (finalmente) in qualche compito in più per i molti imboscati che facevano una sola cosa banale. Nel dubbio, penso che questa novità sarà accolta con generale diffidenza, nonostante le promesse del MEF secondo cui l’utente lavorerà meglio.

Inoltre molti di noi sono “diversamente giovani”. Immagino che per quanto i nostri software facciano pena, molti colleghi prossimi alla pensione tremino all’idea di doversi rimettere “a studiare” per imparare daccapo come fare il loro solito lavoro. Penso che più d’uno stia pensando “no, questa è l’ultima goccia, adesso faccio domanda di pensione!”

Che dire? Non fasciamoci la testa, il MEF è consapevole che i dipendenti pubblici non sono ragazzini (valutano un’età media 55 anni) e dovrebbe averne tenuto conto. A sentire il MEF, INIT è pensato proprio per migliorare la vita ai funzionari e sarà più semplice di tutto quello che è in uso adesso. E bisogna ammettere che peggio di ora è veramente dura…

Quindi, sono entusiasta di questa novità? Assolutamente NO.

Le promesse sono accattivanti e non c’è dubbio che l’obiettivo finale sia giusto. Ma vedo anche tantissimi punti di debolezza nel sistema, che mi lasciano alquanto perplessa.

Innanzitutto creare un unico sistema significa tutte le belle cose dette sopra, certo, ma significa anche che ci sarà un unico sistema a cui TUTTI saranno connessi contemporaneamente. Già ora sappiamo tutti quanti problemi ci sono a connettersi ognuno a un programma diverso (una volta si blocca questo, una volta è down l’altro…). Avranno dimensionato adeguatamente un sistema che dovrà rispondere a tutti gli utenti (ragionerie, FD, consegnatari, UCB, ecc ecc) allo stesso momento? Riuscirà a reggere tante connessioni assieme? Funzionerà (accettabilmente) bene come il Sistema Di Interscambio delle fatture, o finirà come i server del bonus monopattini? Se il sistema si blocca, saremo bloccati tutti. Prima, negli uffici piccoli se c’era un malfunzionamento di GECO si poteva provare a fare qualcosa su Sicoge o Conteco. Se cade INIT si fermerà tutto.

Questo porta un’altra considerazione: un unico sistema diventerà il bersaglio perfetto per hacker, cracker, spie, governi nemici ecc. Saranno in grado di difenderlo adeguatamente? Chiaro che avere un solo punto da proteggere è meglio di averne 10, ma nessuna fortezza è inespugnabile… immaginate un virus che comprometta la base dati di INIT che danno farebbe! Che credenziali serviranno per usarlo?

Ancora, da quello che ho scritto prima non si intuisce, ma da quello che ho capito ascoltando chi parlava di INIT, il sistema mi pare nato con in mente soprattutto (ancora una volta) le esigenze della Ragioneria Generale, bilanci, consuntivi, monitoraggi… Possono dire quel che vogliono, ma lo hanno fatto perchè con tanti sistemi avevano sempre dati incongruenti e perdevano tempo a riconciliarli, invece con uno solo sperano di avere cifre più precise e più in fretta. Il resto è contorno. INIT non nasce per migliorare la vita a chi registra le fatture con una procedura più snella, piuttosto si cambia la procedura di registrazione delle fatture per cercare di migliorare il dato che arriva al MEF. Magari poi la vita del funzionario di periferia migliorerà veramente, ma il VERO obiettivo del MEF  è la qualità del dato, non del nostro lavoro. Al massimo la nostra qualità del lavoro è un mezzo, un passaggio intermedio per raggiungere un altro fine.

Intendiamoci, se mi migliorano la vita non mi lamento di certo, nè mi interessa perchè lo fanno! Ma un pò di scetticismo lo conservo. Anche perchè se vogliono dati contabili più precisi e rapidi si concentreranno su quelli, mentre per rendere veramente migliore il lavoro degli utenti dovrebbero concentrarsi sugli utenti. E finora non lo hanno fatto, anzi.

E’ presto, d’accordo, ma vi risultano sondaggi, monitoraggi, questionari o altro per raccogliere i desiderata o i consigli degli utilizzatori dei mille software della PA per migliorare il loro lavoro? No! Migliorano il nostro lavoro a nostra insaputa. Ma chi meglio di noi lo conosce? Chi meglio di noi saprebbe indicare cosa serve davvero?

Non dico che non abbiano le migliori intenzioni, ci mancherebbe, ma se hanno preparato un sistema nuovo interpellando 1-2 persone a Roma potrebbe finire con l’essere un’occasione persa. Potrebbero mancare funzioni utilissime per noi utenti in fondo alla catena, ma a cui le persone al vertice che hanno scritto i “function points” semplicemente non hanno pensato perchè non ne hanno idea.

Già il fatto che si parta con così poco preavviso non è un buon segnale circa le promesse di “migliorare la vita” ai lavoratori. Non riesco a capire come si possa anche solo immaginare di fare dei corsi di formazione tra novembre e dicembre ai contabili che lavorano in periferia. Solo una visione “romana” e tutta concentrata sulle esigenze del MEF e degli uffici centrali può partorire una simile idiozia, per non dire di peggio. Le Ragionerie e gli uffici centrali dei Ministeri effettivamente hanno tempo libero a fine anno. Una volta finiti i loro incombenti, una volta mandati gli ultimi OA ai funzionari delegati, sono tranquilli. Per loro è il momento migliore per fare corsi e ispezioni. Peccato che per il resto del mondo sia l’esatto opposto. Nell’improbabile caso che mi legga qualche dirigente MEF, lo informo che l’80% del lavoro degli uffici decentrati si concentra tra ottobre e dicembre. Basta guardare l’andamento dei pagamenti dello Stato per capirlo. In quei giorni i ragionieri lavorano fino a tardi, a volte vanno in ufficio anche di sabato, per cercare di pagare le ultime fatture con soldi arrivati all’ultimo momento che altrimenti andrebbero persi o comunque sarebbero riaccreditati dopo mesi. Non c’è davvero tempo per fare corsi a novembre e dicembre!

Abbiamo avuto nove mesi di rallentamento se non blocco delle attività. Non si potevano fare i corsi allora, mentre eravamo chiusi in casa? Se anche il sistema non era completo, non si potevano basare su delle slide provvisorie? Non si potevano fare dei webinar informativi, per quanto generici? Se anche a programma finito ci fossero state procedure differenti, l’infarinatura generale l’avremmo già avuta. Magari avremmo potuto segnalare per tempo qualche incongruenza. Forse avremmo avuto la possibilità di esercitarci su un ambiente di test. Almeno non saremmo arrivati a novembre con una “bomba” a freddo come questa.

Tra l’altro c’è modo e modo per annunciare una novità così dirompente. Un pdf di 9 mega su Sicoge tutto ggggiovane e colorato che non spiega NIENTE, non è il modo giusto. Credenziali INIT che arrivano a casaccio senza intestazione, senza indicazioni su dove usarle e perchè, a qualcuno (non si capisce con che criterio) sì mentre a mille no, non sono il modo giusto. Una circolare, o anche un comunicato stampa (visto che ormai van di moda gli annunci prima delle norme) che dicesse qualcosa, per quanto generica, sarebbe stato il modo giusto. Non è giusto (per quanto mi faccia piacere essere utile) e non aiuta la causa di INIT che per capire qualcosa i funzionari debbano andare sul mio blog o su youtube.

Infine, l’avvio a inizio anno è comprensibile e giusto. Tuttavia, anche gennaio e febbraio sono mesi molto “pieni” per i funzionari delegati. INIT sarà anche un programma splendido, ma i primi tempi avrà senz’altro problemi imprevisti, è fisiologico e comprensibile. Ma avere problemi a inizio anno per i funzionari è tragico. Ci sono da preparare i rendiconti e tutte le chiusure di fine anno e non si può rimanere bloccati su altre cose.

Quindi, in conclusione, apprezzo tantissimo lo sforzo del MEF e condivido gli obiettivi di razionalizzare ed efficientare i software che controllano la contabilità pubblica. Sono un pò scettica sulla capacità di mantenere le mirabolanti promesse legate ad INIT, perchè in concreto mi sembrano partiti con il piede sbagliato e si sono viste solo azioni che vanno contro a quello che servirebbe a chi INIT lo deve usare.

E voi che ne pensate? Fatemelo sapere nei commenti!

 

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8 Comments

  1. Condivido tutto quello che hai scritto, grazie delle informazioni.
    Sono una di quelle dipendenti che ha ricevuto la mail con la segnalazione di invio delle credenziali e … basta.
    Teniamoci in contatto, grazie

    Franca
  2. Se non fosse per questo blog sarei caduta in depressione … arrivate queste credenziali ho capito solo qui a cosa si riferiva. La posso solo ringraziare per il meraviglioso lavoro e l’aiuto che mi da. Mi spiace un poco solo quando fa “riferimenti romani” sono romana, capisco che le sedi sono lì … ma le TESTE che partoriscono certe idee non c’entrano nulla con Roma 🙂

    cinzia
  3. Speriamo che con questo nuovo software vengano meno tutte quelle richieste di informazioni per monitoraggi che continuamente ci vediamo costretti ad inviare.
    Inoltre vorrei sapere se anche gli istituti autonomi che applicano le disposizioni previste dal regolamento di contabilità DPR97/2003 siano coinvolti.
    Oppure se saranno coinvolti solo per sostituire GECO e CONTECO?
    grazie

    sandra
    1. Oltre a quello che ho scritto, altro non so. Ogni ente sostituirà i programmi che usa già ora, quindi sicuramente GECO e CONTECO. Se diventerà obbligatorio anche per le cose gestite con programmi di soggetti privati tipo le vostre non saprei. Forse in futuro, ma inizialmente penso di no (avranno abbastanza problemi a gestire il resto).
      Che ci siano un pò meno monitoraggi lo speriamo tutti. Secondo me doveva essere il primo obiettivo in assoluto del MEF. Ormai si lavora più a rispondere a monitoraggi che a fare appalti e pagamenti…

      FunzionarioAmministrativo
  4. Condivido ogni parola, nell’occasione posso fare una richiesta che potrebbe sembrare insolita ma che in fondo in fondo forse non lo è???
    Il suo lavoro su queste pagine è non prezioso, di più, impagabile e insostituibile, non saprei come fare, ho trovato sempre un faro che ha illuminato una serie di processi e adempimenti che prima erano oscuri e ignoti, dunque posta questa fondamentale premessa volevo chieder se è possibile sostituire quell’immagine in alto di quest’impiegato dal viso corrucciato e arcigno con alle spalle una enorme scaffalatura strapiena di faldoni, è veramente un’immagine triste, le assicuro per me inguardabile, con tutto il rispetto per il soggetto e per chi lo ha scelto, ma cortesemente se è possibile cambiarlo vi ringrazio fin d’ora, nel caso invece non fosse possibile pazienza continuerò a leggere sempre e comunque ogni aggiornamento perchè come ribadisco è un servizio di inestimabile valore.
    Grazie a prescindere.

    pietro
    1. La ringrazio davvero per i complimenti. Il cambio dell’immagine è in programma da molto, ma non ho ancora trovato il tempo di cercare un’immagine migliore ma ugualmente rappresentativa della montagna di scartoffie e adempimenti che ci seppellisce. Accetto suggerimenti!

      FunzionarioAmministrativo

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