L’avvio di INIT dal 15 aprile 2021

L’avvio di INIT dal 15 aprile 2021

Avevamo già parlato dell’avvio di INIT a dicembre 2020, quando sembrava che questo nuovo sistema -destinato a sostituire Sicoge e una decina di altri software di contabilità in uso presso le PA statali- dovesse entrare in funzione dal 1 gennaio 2021, poi un comunicato aveva rinviato il rilascio a data da destinarsi. Tutto lasciava pensare che sarebbe stato un rinvio piuttosto lungo. Invece, improvvisamente, il 19 marzo una circolare della Ragioneria dello Stato ha annunciato l’avvio di INIT dal 15 aprile 2021.

La notizia vi ha mandato in crisi? Niente paura, in questo e altri articoli vedremo assieme cosa ci aspetta. Intanto, per rinfrescarvi la memoria su cosa sia INIT vi rimando all’articolo scritto qualche mese fa.

"sistema INIT" della Ragioneria Generale dello Stato

La circolare 9-2021

Come vi dicevo, l’annuncio è contenuto nella circolare 9 del 2021 della Ragioneria Generale dello Stato, che dovremo leggere e rileggere con molta attenzione assieme ai suoi allegati. Cosa ci dice questa lunga circolare?

Quanto a indicazioni pratiche, è piuttosto scarna. Come si sapeva, il primo rilascio di INIT, che -ripeto- partirà il 15 aprile prossimo, riguarderà la contabilità economico patrimoniale e la gestione contabile dei beni. Tutto questo viene confermato. Operativamente in questa prima fase sostituirà Sicoge per la sola parte relativa alla contabilità economica, ed il sistema CONTECO.

Per il 2021 era stato annunciato anche un secondo rilascio, per sostituire i programmi di gestione fisica dei beni, ossia GECO, Pigreco, Sigma DAP, SIPATR. La circolare conferma che questo sarà l’oggetto del secondo rilascio ma non fa cenno alla tempistica prevista. A mio avviso sostituire GECO nell’anno del rinnovo inevntariale è pura follia, ma visto che molti  consegnatari sono in ritardo cronico, potrebbero decidere di anticipare il rilascio in modo da migrare tutti su INIT prima del rinnovo.

Come si accede ad INIT

In ogni caso, un passo alla volta, per adesso occupiamoci del primo rilascio:

La prima novità è che la gestione delle anagrafiche sarà centralizzata in capo al MEF. Saranno ereditati i beneficiari già presenti su Sicoge, ma per aggiungerne di nuovi bisognerà aprire un ticket di assistenza con la RGS, non sarà più possibile aggiungerli in autonomia. A fine anno quindi consiglio di non aspettare l’ultimo momento se dobbiamo pagare dei fornitori che nessuno ha mai pagato prima. Lo stesso vale per le modifiche sulle anagrafiche presenti.

Visto che INIT per ora si occuperà solo di fatture e non di pagamenti, Sicoge resterà in funzione accanto ad INIT. L’accesso ad entrambi i sistemi sarà unico, e questa è la seconda novità. L’indirizzo che impareremo a conoscere a memoria è https://init.rgs.mef.gov.it/ a cui si può accedere dalla home page del sito RGS cliccando prima ‘E-government’ quindi, nel menu che si apre, ‘Sistema INIT’

come indicato nell’immagine qui sopra. Si aprirà allora una pagina in cui troveremo il pulsante di accesso vero e proprio al sistema, in alto a destra, come vediamo qui sotto.

accesso a INIT

ATTENZIONE!! in fondo a questa stessa pagina c’è anche il ink di accesso alla sezione di formazione, “Campus INIT”.

Si accederà poi alla maschera di autenticazione vera e propria, che può avvenire col le credenziali SSO, SPID, CIE o CNS.

Una volta dentro, si potrà scegliere a quale sistema accedere, se Sicoge o INIT vero e proprio. Sicoge resterà attivo per un uso ‘storico’ (per interrogazioni del pregresso, ad es.). Le fatture registrate su Sicoge fino alla messa online di INIT non saranno migrate su INIT ma andranno sempre ricercate su Sicoge (e questo è un discreto disagio. Almeno potevano migrare quelle 2021…)

I vari profili

Ogni utente avrà un diverso ventaglio di funzioni abilitate a seconda della sua utenza di provenienza.

L'”Operatore amministrazione centrale” o “funzionario delegato” (dipende da cosa erano in Sicoge) si troverà abilitato alle funzionalità necessarie per ricevere, verificare, registrare e contabilizzare un documento di costo (elettronico o cartaceo): fatture, note di variazione di credito o di debito, altri documenti di costo che di norma rientrano nella fattispecie dei documenti cartacei, come ad esempio le note spese dipendenti, premi assicurativi o spese per liti.
Il profilo  “reporting” è abilitato alla reportistica di contabilità analitica. Può visualizzare le registrazioni imputate ai centri di costo con suddivisione e dettaglio per singola voce di costo e centro di costo.

Se lavoravate su Sicoge (e se non avevate già un’utenza SSO del MEF) dovreste aver ricevuto le utenze per operare su INIT. Se non le avete ricevute o le avete senza saperlo (dovete provare altre utenze tipo quella della PCC) dovete rivolgervi al “Gestore delle utenze” della vostra amministrazione, che provvederà ad aggiungere un’utenza per voi o cambiare il profilo di quella che avete già.

Il calendario delle operazioni

Dato che la sostituzione di un sistema complesso come Sicoge con un altro sistema ancor più complesso non può avvenire in un istante, la migrazione avverrà nel corso di qualche settimana. Vediamo la successione degli interventi:

  • DAL 27 al 31 MARZO tutte le funzioni di contabilità analitica su Sicoge saranno inibite. Di conseguenza non si potranno accettare, rifiutare o registrare fatture. I funzionari delegati (solo loro) non potranno emettere ordinativi da documento contabile.
  • DAL 1 al 7 APRILE saranno abilitate solo alcune funzioni, quasi solo interrogazioni (l’elenco dettagliato è in circolare). Sarà però possibile usare “verifica del documento contabile” quindi accettare e rifiutare le fatture (le notifiche di accettazione automatica al sistema di interscambio saranno attive).
  • DALL’8 APRILE “verifica del documento contabile” su Sicoge sarà disabilitato per sempre. Quindi non si potranno più accettare e rifiutare fatture su Sicoge.
  • DAL 15 APRILE si potrà iniziare ad operare su INIT.

Altre funzioni saranno abilitate progressivamente, in quest’ordine:

avvio di INIT dal 15 aprile 2021In conclusione, dal 15 aprile le fatture si gestiranno (accettazione-rifiuto-contabilizzazione) su INIT e si pagheranno su Sicoge.

Alcuni consigli pratici

Come avete visto, i cambiamenti sono consistenti. Visto che solo pochissimi eletti hanno potuto testare il sistema, per ora posso darvi solo alcuni consigli di buon senso:

  1. assicuratevi di avere le utenze. In molti uffici è usata la sola utenza del dirigente da parte di tutti gli addetti che operano su Sicoge. Assicuratevi che abbia un’utenza che su INIT funziona. In altri uffici operano in molti su Sicoge con utenze separate (come è giusto che sia). Assicuratevi che ciascuno abbia un’utenza SSO MEF, o arrivata recentemente via mail (potrebbero averla cancellata perchè dal testo non era assolutamente chiaro che quelle fossero le credenziali per INIT) o ottenuta in passato per altri portali MEF, e che funzioni. In alternativa anche SPID va bene, ma non aspettate di trovarvi il 15 aprile senza credenziali!
  2. fate la formazione. La circolare contiene una lunghissima sezione che illustra tutte le modalità disponibili per imparare ad usare INIT. Pare che ci sia una marea di corsi, video e percorsi sulle diverse funzioni. Anche qui, non aspettate che INIT sia attivo per formarvi, perchè dal 15 aprile su Campus INIT si collegherà tutta Italia (e potrebbe avere problemi)
  3. individuate i referenti della vostra amministrazione. La circolare parla di Gestore delle utenze, di Referenti, di Power users, di Competence leaders. Queste persone sono già state formate e sono quelle che dovranno darvi supporto in caso di problemi. Cercate di sapere chi sono per tempo. (Per ora non penso potrò esservi di grande aiuto io, perchè nessuno nella mia amministrazione ha pensato di coinvolgermi…)
  4. prima del 27 marzo accettate o rifiutate e registrate tutte le fatture arrivate. Non correte il rischio di trovarvi con delle fatture in sospeso quando staccheranno Sicoge. Alla peggio dovrebbero andare in accettazione automatica e dovreste ritrovarvele da registrare su INIT, ma perchè rischiare che ci sia qualche problema? Sistematele prima così da andare sul sicuro. Se poi avete i fondi, pagate tutto quel che potete. Quelle che non riuscite a gestire entro il 27, almeno accettatele o rifiutatele nella finestra di operatività di Sicoge 1-7 aprile.
  5. appena INIT apre, coninciate subito ad operarvi. Avrete pochi giorni per rifiutare le fatture arrivate dall’8 aprile, non rischiate che vi finiscano in accettazione automatica fatture che avreste voluto rifiutare.

E l’ultimo consiglio, sempre valido: non fasciatevi la testa prima del tempo. Certo, è un sistema nuovo, certo, bisogna imparare tutto daccapo, certo, bisognerà fare la spola da INIT a Sicoge e ritorno… ma se INIT manterrà anche solo la metà delle promesse sarà un bel passo in avanti. Vale la pena fare qualche sacrificio se alla fine la situazione migliorerà, no?

Quindi cercate di affrontare questo cambiamento con entusiasmo (liberarsi di Sicoge è una cosa buona!!) e non con pessimismo. Io sarò qui per accompagnarvi con le mie consuete spiegazioni e consigli.

 

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14 Comments

  1. Grazie collega per l’entusiasmo e l’ottimismo che trametti con le tue spiegazioni a noi tutti neo Funzionari contabili che abbiamo poco più di un anno di servizio nell’Amministrazione Penitenziaria.

    Gianluca Scala
  2. grazie
    un aiuto davvero utile visto che le comunicazioni sono state praticamente nulle da parte della nostra amministrazione.
    Facciamo riferimento a questo link per chiedere ulteriori info?

    claudio
  3. Buonasera,
    ringraziandovi sempre per gli ottimi articoli pubblicati, le chiedo aiuto a capire su come mi debba comportare, il nostro ente non utilizza Sicoge per fare i pagamenti e riceviamo le fatture via PEC dedicata, a cui naturalmente è abbinato anche il codice univoco, come procediamo?

    grazie
    un saluto

    Andrea
  4. Buongiorno.Avrei una domanda sul sistema init.Quale sarebbe il percorso per la visualizzazione/rifiuto/ accettazione dei documenti contabili . Purtroppo nel campus init non riesco a visualizzare nulla di specifico.Grazie in anticipo.

    Umberto
  5. Buongiorno. Sono del Segretariato della Liguria. Non ho mai ricevuto le credenziali di accesso ad Init. Ho provato a scrivere alla mail indicata ovvero utenze@mef.gov.it, purtroppo non riconosce il destinatario. Mi rimanda su Outlook 2016…
    E questo è solo il primo intoppo. Nonostante l’invito ad essere ottimisti credo non sia proprio tutto così facile ed intuitivo. Premetto che non sono più giovane, e questo non è un dettaglio da poco. Dopo la fatica fatta per riuscire ad operare con padronanza la piattaforma precedente, ritengo sia pretenzioso e rischioso sottoporre tanti di noi a un ulteriore stress. La formazione è stata pressoché nulla. Ho partecipato in videoconferenza e posso assicurare che non è servito a molto. Il collegamento non funzionava e l’esercitazione anche.
    Temo che le problematiche saranno molteplici sia per quanto riguarda la registrazione delle fatture sia per la gestione delle anagrafiche, oggetto del primo rilascio. Prospetto un rallentamento, soprattutto nella gestione da parte di chi dovrà registrare con sollecitudine le richieste di variazione o inserimento dei beneficiari. Alla fine dell’anno, quando ci viene chiesto di emettere ordinativi (a dicembre scorso fino al 29) e i minuti sono preziosi, sarà il momento in cui i nodi verranno al pettine. Spero di sbagliarmi, e spero vivamente di essere già in pensione.
    Un saluto e grazie per il sostegno e i preziosi consigli

    Cristina Condemi
    1. Che dire… mi conforta vedere che non sono l’unica pessimista, posso solo sperare che ci stia sfuggendo qualcosa e che in realtà INIT sia un programma perfetto.

      FunzionarioAmministrativo
  6. Buongiorno, facendo seguito alla mia precedente mail, ho continuato a seguire i tutorial sul sito INIT e ho notato ad esempio che nella anagrafica beneficiario, sembrerebbe mancare il dato relativo al metodo di pagamento e il campo dove inserire il c/corrente e IBAN identificativo.
    Inoltre non si capisce se i cespiti non siano più gestiti dalla singola amministrazione bensì dagli operatori RGS.
    Altra problematica non affrontata: noi, come Segretariato della Liguria, gestiamo i finanziamenti ALES, quindi fuori bilancio. Il sistema di riferimento attualmente è GEOCOS del MEF, con il quale venivano fatti gli ordinativi di pagamento. Le fatture invece pervenivano su Sicoge e poi registrate e contabilizzate con una voce che non faceva riferimento al capitolo di bilancio ma ad altri fondi.
    Una volta emesso l’ordinativo, bastava andare a chiudere definitivamente il documento di costo su Sicoge.
    Molti sono ancora i dubbi e nulle le risposte, anche perché continuano i problemi con le mail indicate, ovvero utenze@mef.gov.it e quella riferita ai formatori.
    Spero che qualcuno abbia avuto qualche informazione in più.
    Un saluto e grazie

    Cristina Condemi
    1. Da quello che mi è parso di capire, per il momento considerano cespiti solo gli immobili demaniali, ai cespiti ‘normali’ dei nostri uffici penso debbano ancora arrivare.
      Sulla registrazione fatture per GECOS immagino che ci sarà una funzione apposita, prima o poi la spiegheranno. Mi sembrano piuttosto indietro, però.

      FunzionarioAmministrativo

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